international

הפרד ומשול, כי באחדותנו כוחנו

הגבולות בין עסק קטן לבין בעל העסק כאדם אינם תמיד ברורים. הדבר בא לידי ביטוי בהתנהלות החשבונאית שלו (לעוסק פטור או עוסק מורשה), במיקומו (לבעל עסק העובד מביתו) ולהתקשרות עם עובדים ובני משפחה (בעיקר בעסק משפחתי). הסוגיות יכולות לעלות בנושאים כמו שימוש ברכב המשותף לעסק ולמשפחה, הפרעות מצד בני משפחה בזמן העבודה או הפרעות מצד לקוחות וספקים בזמן בילוי משפחתי.

בתחום מערכות המידע, המצב איננו שונה. מאמר זה דן בעיקר בעסק הביתי, אך נכון גם לגבי עצמאיים, או אפילו שכירים העובדים מהבית בחלק מזמנם.

הפרד ומשול

המחשב הוא כלי נפוץ כמעט בכל בית של המעמד הבינוני, ובלא מעט מקרים ניתן למצוא יותר ממחשב אחד. במרבית המקרים המחשב (או המחשבים) נגישים לכל בני הבית. במידה והמחשב הוא כלי עבודה מרכזי במסגרת העסק, ומכיל מידע עסקי, על המחשב העסקי להיות נפרד מהמחשב(ים) המשפחתיים. המחשב הוא שווה ערך (אם לא בעל ערך גבוה יותר) לפנקס החשבוניות, ספר הכתובות, אוגדן כרטיסי הביקור ופנקס ההמחאות שלכם. במחשב שלכם נמצאים הקבצים שלכם, יומן הפגישות, מידע על לקוחות, קישורי אינטרנט וסיסמאות גישה.

מרבית הנזקים ואבדן המידע נובע מטעויות אנוש. צמצמו את האפשריות לטעות על ידי הגבלת הגישה למחשב על ידי סיסמא, שימוש בחשבונות מוגבלים, ואל תאפשרו שיתוף של קבצים ומדפסות. במידה יותר מאדם עחד עובד על המחשב, הגדירו שם משתמש נפרד לכל אחד, כבך ההגדרות, ההעדפות והקבצים ישארו נפרדים. צרו ספרית שיתוף לשמירה על מידע משותף.

אם מספר מחשבים בבית משתתפים בגישה לאינטרנט, ראו את המחשב העסקי כאילו הוא חשוף ישירות לאינטרנט. הצטידו בחומת אש, אנטי וירוס, והקפידו על עדכון הן של מערכת ההפעלה והן של התוכנות.

התשתמשו בחשבונות נפרדים לעסק ולבית עבור דוא"ל, טלפוניה אינטרנטית (כגון Skype) ושורותי הודעות (ICQ, MSN וכדומה).

באחדותנו כוחנו

רכזו את המידע שלכם על המחשב העסקי – וגבו אותו לעיתים מזומנות. אם אתם לוקחים קבצים על זכרונות נתיקים, זכרו להשיב את השינויים למחשב. חלק מיצרני הזכרונות הנתיקים כוללים תכנות סינכרון המאפשרים אוטומציה של התהליך. סינכרון אוטומטי זכרון נייד גדול דיו לשמור את כלל המידע העסקי למקרה של תקלה במחשב.

נצלו את יכולות הסינכרון של מחשבי כף היד והטלפונים הסלולרים, כך שאובדן או נזק להם (או למחשב) לא יותיר אתכם ללא אנשי הקשר ויומן הפגישות שלכם. מרבית מחשבי כף היד והטלפונים הסלולרים (עם חיבור USB, Bluetouth או אינפרא אדום) כוללים יכולת התקשרות לתכנת Outlook. מחשבי כף יד מבוססי Windows כוללים על פי רב רישיון לתוכנה זאת. תוכנות Evolution ו-Kontact לסביבת Linux כוללים תוספים מובנים לסנכרון למחשבי כף יד ולטלפונים סלולרים רבים.
במידה והעסק כולל יותר ממחשב אחד, קבעו מחשב אחד כשרת עליו ישמר המידע העסקי. עבור מחשבים ניידים השתמשו בכלי סינכרון כמו Unison או שרות Offilne Folders של Windows לשמור על עדכניות ואחידות המידע. ניתן גם לרכוש דיסקים חיצוניים המתחברים לרשת התקשות המקומית, בכדי למנוע מצב בו תקלת תכנה תמנע גישה לקבצים לאחד או יותר ממחשבי העסק.

נקודות לתשומת לב

  • קבצי PST (של תכנת Outlook) ו-MDB (של תכנת Access), בעיתיות לסנכון, היות וחברת מיקרוסופט בנתה את יכולות הסנכון למערכות השרתים (Exchange ו-MS-SQL בהתאמה). מוצרים אלו יקרים, ולא תמיד נותנים ערך מוסף לעסקים של פחות מחמישה עובדים. עדיף לסגור את התכנות בזמן סינכרון או גיבוי.
  • סדר! אוטומציה של סנכרון או גיבוי יעילה רק כאשר ניתן להגדיר מה המידע הזקוק הזקוק לסנכרון או גיבוי. קבע נורמות לשמות קבצים וספריות, כן גם לתיקיות הדואר והקפד עליהם. נורמות אלו יאפשרו לך לאתר את המידע כאזר תזדקק לו, וגם יקלו על תהליכי בחירת הקבצים לסינכרון וגיבוי. היות והמחשב רואה רק אותיות ומספרים, בחר בנורמה שתהיה מובנת לשניכם.
    השיטה הפרטית שלי כוללת את שם הלקוח, תאריך בסדר הפוך (שנה, חודש, יום) ונושא. למשל: IBC-060917-meeting-summary.
  • גיבוי נתפס כטרחה, אך הנזק העלול להגרם מאובדן מידע מצדיקים את ההשקעה הנחוצה.
partner

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *

blog