מחשוב עננים (cloud computing), אינו חדש, אך תופס תאוצה (והייפ). והסיבות אינן רק טכנולוגיות, אלא יותר עסקיות וכלכליות. המחשבה המנחה: טכנולוגיה הופכת למוצר צריכה, והגיוני יותר לרכוש אותה כמו כל מוצר צריכה או שרות אחר, יתר על כן, חברות אינן רואות את מערכות המידע כמעניקות ערך מוסף לארגון.
מאידך, ישנה רתיעה מהוצאת מערכות המידע מהארגון. לעיתים מתוך חשדנות במוטיבציות של הספקים, לעיתים מתוך דאגה לרמת אבטחת המידע ולעיתים מתוך דאגה על ביצועים.
יתר על כן, תמחור מחשוב העננים עדיין לא מאפשר השוואה מובהקת מספיק לבחון את יתרונותיה או חסרונותיה הכלכליים מול ה-Data center הקלסי.
המודל המתבקש לעתיד הנראה לעין, הוא לפיכך מודל היברידי. והנה דוגמה לכך – מערכת דואר של ארגון בינוני, המפוזר בין מספר אתרים, ואולי גם מספר מדינות.
במודל הקלסי, שרת הדואר הארגוני נמצא במטה הארגון. הסניפים המרוחקים מתחברים דרך קוי תקשורת יעודיים או בתקשורת VPN למרכז. אם הסניף המרוחק גדול במיוחד, יתכן כי יהיה בו שרת משני לטובת המשתמשים של אותו סניף. עובדים מחוץ לאתרי החברה מתחברים באמצעות פורטל Web, קישורי VPN או ניתוב דואר למחשבי כף יד או טלפונים חכמים.
כעת נבחן מספר חלופות של מחשוב עננים:

• שרות יעודי: במקרה של דואר אלקטרוני, ספקי אינטרנט נתנו שרות זה כבר שנים, וספקי דואר יעודיים (Hotmail למשל) התחרו ומתחרים בהם. כיום שרותים אלו כמעט פסו מן העולם. ספקיות האינטרנט מציעות תיבות דואר זעומות ובסיסיות, וספקי הדואר נבלעו בפורטלים (Hotmail הוא חלק ממערכת Microsoft Live) או נעלמו.
• שרותים מאורחים (Co-hosted): כאן אפשרו ספקיות אינטרנט ללקוחות להחזיק שרת דואר יעודי באתר הספק, כאשר נטל האחזקה והשרות של החומרה והתוכנה מתחלקים בצורות שונות בין הספק ללקוח. מודל זה כמעט זהה למודל הקלסי, למעט מיקומם הפיזי של השרתים, בעיקר בעסקים קטנים ובינונים, בהם אין יחידת IT מובנית.
• ענן, או grid: הספק מעניק את תשתית החומרה, התקשורת (ולעיתים גם את מערכת ההפעלה), עליה מתקין הלקוח את מערכת הדואר. דוגמא לכך הוא ה"ענן האלסטי" של אמזון.
• תוכנה כשרות, או SaaS: כאן מקבל הלקוח סביבת עבודה השייכת במלואה לספק ובאחריותו. הדוגמה המובהקת היא שרותי Google Apps, אך גם ספק תכנה קלסי כמו מיקרוסופט מציעה את שרת הדואר שלה כשרות. לעיתים השרות קיים כחלק מסביבת שרותים נוספת, כמו במקרה של השרות לעסקים קטנים של יאהו.

המודלים של ענן או שרות הם המעניינים ביותר, היות ואלו הם המעניקים את הערך המוסף לעסק. במקרה שלנו (דואר אלקטרוני), ניתן לראות את היתרונות הבאים:

• חומרה: אין צורך בחומרה יעודית לשרתים בתוך הארגון.
• עומס תקשורת: ירידה בעומס על התקשורת מחוץ לאתר המרכזי של החברה (מאתרי משנה או ממשתמשים העובדים מבחוץ).
• מורכבות תקשרות: אין צורך בניהול מערכות  VPN

עם זאת, יש להביא בחשבון מגבלות וסיכונים:

• תקשרות: הארגון הופך לתלוי יותר בתקשרות הנתונים החיצונית שלו, בתמורה לתלות בחומרה מקומית.
• קשיחות: ספקים יהיו קשיחים יותר במגבלות הרישוי והנפחים שלהם.
• ממשקים: סביבת הממשקים (למשתמש או ליישומים) תהיה על פי רב מוגבלת יותר (יאהו, למשל, מאפשר משיכת דואר בפרוטוקול POP3 בלבד).
• צד ג': בעוד ההשקעה בחלק מתכנות צד ג' (במקרה זה מסנני דואר זבל או אנטי וירוס לשרת הדואר) הופכות להיות מיותרות, יש לבחון מה ההשקעות בשרותים נלווים (כגון גיבוי הדואר)
• ניהול: במקרה של דואר אלקטרוני, ניהול משתמשים, יהיה על פי רב נפרד ממערכת ניהול המשתמשים הפנים אירגונית, למרות שחלק מהספקים (למשל גוגל) מאפשרים קישור בין ניהול המשתמשים הפנים ארגוני לזה של הספק.

במקביל לכדאיות הכללית יש לבחון את נקודת הזמן המתאימה למעבר לענן. חברה המקימה שרת דואר חדש, המקימה סניף גדול או השוקלת שידרוג שרת קיים היא המועמדת המובקת לבחינה של הוצאת הדואר לענן.

מספר נקודות שיש לבחון מול כל ספק.

• תנאי השרות והזמינות, הידועים בראשי התבות SLA או Service Level Agreement: אלו קובעים את קוי הבסיס לזמינות השרות ומה זמן התגובה לתקלה והקנס לאי עמידה בו.
• יבוא: מה הכלים והאפשרויות של יבוא מידע (המקרה זה דואר קיים) למערכת החדשה
• יצוא: לא פחות חשוב – מה האפשרויות של יצוא המידע במצב של סיום השרות.
• שימור ואיחזור מידע: מה הכלים לשימור מידע, גיבויו (האם ניתן למשל לגבות את הדואר למערכת מקומית?)
• ממשקים: האם קיימים ממשקים למערכות בהם משתמשים בחברה (למשל טלפונים חכמים)

איזון נבון וזיהוי של אותן מערכות שניתן להעביר בחלקן או במלואן לענן יכול לייעל לא רק בהיבט של העברת מוקד עלויות אל מחוץ לחברה, אלא גם למקד את ההשקעות המרכזיות של תחום ה-IT ליישומים היחודיים לחברה.