תגית: ניהול ידע

homesite-map

"זה שקורא או זה שכותב?"

בפראפראזה על הגשש: למי זכות הקדימה בבלוגים? "זה שקורא או זה שכותב".

זו השאלה שמעלים חנן כהן ועידן, בעקבות מאמר של חנית על מצב הבלוגים המקצועיים בישראל. בעוד חנית רואה את הבעיה בצד הכותבים, חנן ועין דווקא רואים את הבעיה בצד הקוראים.

אפילו כולנו חכמים, כולנו נבונים, כולנו יודעים את כל התורה כולה, מצווה עלינו לספר ביציאת מצרים, וכל המרבה לספר, הרי זה משובח

רוצה לומר, שני הצדדים צודקים, עד מידה מסוימת. עשיית הבלוג היא של הכותב והקורא1. הסינרגיה בין שני הצדדים היא שיוצרת בלוג איכותי. אין מדדים חד משמעיים למקצועי, או מקצועני בתחום זה. לא חסרים בלוגים מקצועיים באיכות נמוכה ובלוגים של חובבים באיכות גבוהה.

ההשוואה לחו"ל צריכה להיות בערבון מוגבל בלבד. תחומי הענין שונים וסדרי הגודל שונים. יתר על כן, יש לנו נטיה להביט לצפון אמריקה כמדד היחידי, ואין כאן מגבלה של שפה בלבד2. לקנדה, אוסטרליה בריטניה ואירלנד מכנים משותפים לא מעטים עם ישראל, ואין כמעט חשיפה לתכנים ממקורות אלו. על אחת כמה וכמה ממדינות ארופאיות אחרות.

החוסר העקרי שאני רואה הוא העדר הענין בבלוגים מצד אנשי מקצוע ונותני שרות בעסקים קטנים, הן כקוראים והן ככותבים. כדי לקדם את העשיה אני רואה שתי דרכים מקבילות וחופפות:

  1. הגברת הקריאה: הפנית אנשים לבלוגים המתאימים להם מקצועית או אישית; הנחלת שימוש בקוראי רסס; עידוד תגובות.
  2. הגברת הכתיבה: דחיפת של בעלי ידע ודעה לכתוב; עידוד הכותבים הקיימים בתגובות או הפניות.

אני אופטימי. כמות הזנות הרסס שלי בעברית גדלה על חשבון אלו שבלע"ז. בעוד שכמות הפרסומים ירדה לאחרונה, אני אישית מוצא שהאיכויות עולות.

  1. שימו לב, לא כתיבת הבלוג, שהיא עשיית הכותב בלבד, הקריאה, התגובה וההפניה הם עשית הקורא []
  2. אנגלית כמובן… []
research

ימה"ב זה כאן

אתר דה-מרקר (הטוש, בפי חבריו) מביא קישור לסוגית שימור המידע לטווח ארוך. המאמר משווה את מצבנו לימי הביניים, ונזכרתי בקורס של פרופסור אמנון לינדר, בשנה א' בחוג להיסטוריה של האוניברסיטה העברית. שנה א' הוקדשה בעיקרה לקריאה וניתוח של טקסטים. אחת ממיומנויות היסוד של היסטוריון.

פרופסור לינדר טען כי לחוקר ימי הביניים יתרון על חוקר העידן המודרני. בימי הביניים טקסטים היו מועתקים ביד. העתקות אלו לא היו חפות משגיאות או עיוותים. לורך הדוגמא בולה1 היה יוצא לבישופים, פקידי הבישופים היו דואגים לעותקים ומפיצים לדיקנים ולכמרים. במהלך העתקות אלו היו לפעמים חלים שינויים בטקסטים. שינויים,אלו וניתוחם, הם כלי שימושי להיסטוריון לאבחן את סוגיות של סמכות, מדיניות ויכולות של הכנסיה.

בעת החדשה, החל ממכונת הדפוס של גוטנברג, ישנה ירידה בכמות התווך בין הקורא לכותב. במקביל חלה עליה ברמת האורינות, כך שניתוח האבחנות בין הטקסטים המקוריים לטקסטים הסופיים עבר בעיקר לטיוטות. למפיצי הטקסטים הייתה פחות אפשרות לשנות את התכנים.

העידן המודרני, לפי פרופסור לינדר, מתחילות להעלם הטיוטות. מעבד התמלילים מאפשר תיקונים על הטקסט המקורי ללא שימור השינויים. להסטוריונים העתידיים, תהיה בעיה אם הכותבים לא שמרו במודע ומתוך כוונ, על נוסחים קודמים ועל טיוטות.

ישנם עדיין מנגנונים המייצרים טיוטות, ללא כוונה מוקדמת (כמו מערכות דואר אלקטרוני בהם משתמשים כותבים שונים לתקשר בינם לבין עצמם2), אך הארכיונים, עליות הגג המאובקות ופחי האשפה אבדו.

שימור המידע והידע הוא מטרה טובה. יעד של 50 או 100 שנים הוא יומרני. מאז לימודי התואר הראשון שלי עברתי 3 מערכות הפעלה (ובכל אחת 4 גרסאות לפחות), השתמשתי בשישה או שבעה מעבדי תמלילים, שלושה גליונות אלקטרונים, ארבעה סוגים של מחשב כף יד ולפחות שונה מחשבים אישיים. אני עדיין מסוגל להגיע לטקסטים שלי משנה א', אך המאמץ איננו מינימלי.

בספריה הלאומית בירושלים נמצאים טקסטים של איזייק ניוטון. כל מה שצריך, זה לדעת לטינית.

את הטקסטים של מצריים העתיקה הצליחו לפענח באמצעות אבן הרוזטה, אל יש לזכור כי הפיענוח נעשה בדיעבד. ניסיון לייצר תהליך ממין זה למפרע הוא בעייתי, היות והוא מנסה להכתיב את הסטנדרטים לדבר שהוא אולי במהותו חמקמק מדי לסטנדטיזיצה, ראית העולם שלנו.

  1. צו אפיפיורי []
  2. יובל, זו אולי דוגמא עתידים לשימוש חתרני בטכנולוגיה []
about

10 צעדים לטרוף סינכרוני

מתוך שלא לשמה בה לשמה. מזה זמן אני מתכוון לתעד את ניהול יומן הפגישות שלי וספר הטלפונים. מסתבר כי יש כאן 10 מרכיבים, בדיוק לפרוייקט כתיבה קבוצתית בנושא "עשרה" של חנית.

המטרה היא לאפשר לי גישה ליומן ולספר הכתובות מהמחשב האישי שלי, מהטלפון ומהאינטרנט ולא רציתי להיות תלוי במחשב האישי שלי כנקודת סינכרון.

  1. שועל האש מסנכרן את ספר הכתובות לפלאקסו1
  2. פלאקסו מסנכרן את ספר הכתובות ויומן הפגישות מול החשבון שלי ב-Yahoo2
  3. פלאקסו מסנכרן את ספר הכתובות ויומן הפגישות מול החשבון שלי ב-Google
  4. פלאקסו מסנכרן את חשבון LinkedIn שלי
  5. שועל האש מסנכרן את ספר הכתובות ל-Scheduleworld,
  6. תוסף Lightning מסנכרן את יומן הפגישות ל-Scheduleworld
  7. Scheduleworld מסנכן את יומן הפגישות לחשבון הפרטי שלי ב-Google
  8. החשבון הפרטי של ב-Google מסתנכרן מול החשבון ב-Google Apps3
  9. טלפון נוקיה E61 מסנכרן את ספר הכתובות ויומן הפגישות מול Scheduleworld
  10. את ספר הכתובות והיומן אני שומר גם כקובץ LDIF ו-iCAL

אם זה נראה לכם מטורלל, אני נאלץ להסכים. מי שאחראי לטרוף הזה הוא ניקולס קאר שטען כי ניתן לקבל תשתית IT ב-10$. הוא לא הביא בחשבון את עלות התרופות והפסיכולוגים.

ישנם גם פתרונות חלופיים (או משלימים):

  1. GCalSync לא יציב מספיק לטעמי
  2. שרות Hosted Exchange עם ActiveSync לאלו השבויים בידי Outlook.
  3. להתקין Exchange אצלי4.
  4. לקרוא את היומן דרך דפדפן הטלפון ולקבל התרעות על פגישות ב-SMS
  5. להפוך את הארון ולמצוא את יומן הנייר הישן שלי5
  6. לשמור הכל בראש…

פה אמנם יש רק שש, אבל אני אשמח לרעיונות נוספים.

  1. יש להם כלי נוח לזיהוי רשומות כפולות ולשליחת עדכונים []
  2. חשבון בעל ערך היסטורי בעיקר []
  3. יש בעית API מול חשבונות ב-Google Apps []
  4. מה עשיתי רע []
  5. חלופה מפתה מאוד בשלב מסויים []
notice

RE: RE: RE – רע! רע! רע!

לפני זמן מה (באחד האמשים, אם תרצו), נקראתי לייעוץ להחלפות מערכת גיבוי. מנהל המערכת רצה טייפ רובוטי חדש, היות והנוכחי לא עמד בקיבולת הנחוצה, ומנהל הכספים רצה (איך לא?), פתרון זול יותר.

האתר לא היה גדול במיוחד, והקיבלת של המערכת נראתה תואמת לצרכים. סקירה מהירה הראתה כי שרת הקבצים ושרת בסיס הנתונים לא יצרו עומס גדול במיוחד על מערכת הגיבוי. הנפחים הגדולים, מסתבר, הגיעו משרת הדואר הארגוני.

גם מנהל המערכת וגם מנהל הכספים הופתעו. הם הוציאו נוהל כי על המשתמשים לתייק את הדואר לתיקיות נושאיות ולהיפטר מדואר זבל שחצה את מסנן הדואר.

הצעתי להם לחפש בכל תיקיות הדואר היוצא (Sent Items בלע"ז), כל דבר דואר העונה לקריטריונים הבאים:

  1. מתחיל ב-RE: RE: RE
  2. כולל את הביטוי "ענק!"
  3. כולל שניים או יותר סימני קריאה

נפח הנתונים של שרת הדואר צנח ב-60%. כמות המצגות עם חתולים חמודים עושים עמידות ידיים, הגיגים אפויים למחצה מלווים בתמונות תואמות ובדיחות קרש מהן ניתן להקים פיגומים למגדלי עזריאלי הייתה מדהימה.

לא פחות מטרידה הייתה כמות המסמכים והמצגות שהועברו בתוך הארגון בין עובדים לעיון ועריכה.

כמה לקחים:

  • גם אם קיבלתם את הבדיחה או המצגת האולטימטיבית – חשבו פעמיים לפני שאתם מעבירים אותה הלאה. אם החלטת כי היא ראויה, אולי עדיף להתשתמש באחד מאתרי השיתוף, ולשלוח קישור.
  • התיחסו לנמענים שלכם בכבוד. אל תלחצו Forward ומיד Send. נקו מהדואר את כל שאריות התכתובות הקודמות ופרסומות אתרי ה-WebMail. נסו לפחות להראות כאילו אכפת לכם מהנמענים.
  • הפעילו מעט שיקול דעת לפני שאתם מקישים Ctrl-A על רשימת הכתובות שלכם ושולחים את הדואר לכוווולם.
  • האם אני באמת צריך להזכיר לכם כי לא שולחים לכל רשימת התפוצה תחת TO:?
  • אם הדואר הוא בתוך הארגון, אל תשלחו את הקובץ. שימו אותו במקום משותף ושילחו קישור.

מסר נוסף אותו אני מנסה להעביר בארגונים: Sent Items הוא מקום מיותר. שלחו עותק נסתר (BCC) לעצמכם. כך הוא יופיע בתיבת הדואר הנכנס, ואם הוא חלק מדיון, הוא גם יצטרף לשירשור. כאשר תתייקו את הדואר, גם דברי הדואר היוצא יהיו חלק מהתהליך. יתר על כן, אם אתם עדיין משתמשים בשרותי דואר כמו POP3 (הנפוץ אצל מרבית ספקי האינטרנט), הדואר היוצא יגיע אל השרת, ולא ישאר מיותם עם על הדיסק המקומי.

למרבית הצער, לא מעט תוכנות דואר מתעקשות להשתמש ב-Sent Items. במקרה זה, פשוט נקו אותו אחת לשבועיים או שלושה.

אם הדואר הוא של מקום העבודה שלכם, אל תשתמשו בו בקלות דעת. שרתי דואר ארגוניים יכולים להיות נתונים לביקורת. לא חסרים שרותי דואר בחינם או בעלות נמוכה לצרכים פרטיים.

tools
service

סדר שיהיה פה!

עידן איננו בודד בתסכולו. גם יחידים וגם ארגונים סובלים מאותה בעיה. טכנולוגיה לא תמיד עוזרת, לעיתים היא גם מפריעה.

ישנם עשרות כלים ומתודולוגיות של ניהול אפקטיבי של זמן, פעילות וארגון, חלקם טובים יותר וחלקם טובים פחות, חלקם חדשניים, וחלקם עתיקים. שלושת התובנות שלי הן:

  1. אף מתודולוגיה או כלי אינם מושלמים. טול את המתאים לך, וזרוק את השאר. לצורך הדוגמא: TQM מת, אבל חלקים מתוכו ממשיכים לחיות במתודולוגיות חדשות.
  2. אחת לתקופה (חודש, רבעון, שנה), קחו פסק זמן (שעה, יום שבוע). אספו את כל מה שהצטבר לערמה באמצע החדר, מיינו וסדרו מחדש. זה אינו ארגון מחדש, זהו היום כיפור של הסדר. במקרה שלי, שינוי הסדר של המסמכים הכספיים שלי ממבנה ארגוני (בנקים, חברות ביטוח) למבנה השקעות (שוטף, חסכונות, אשראי, פנסיה), עזר לי להאיר מחדש את המצבי הכלכלי.
  3. שתפו. בעל, רעיה, מנהלת, עובד, שותף עיסקי. לאו דווקא אותו אדם לכל נושא. השיתוף, מאפשר להאיר נושאים באור חדש, ולעזור במעקב. העובדה כי מישהו מציץ מעבר לכתף יכולה לעצבן, אך גם יכולה לדרבן ולכוון. אם הכוונתך לעשות דבר מה, והצהרת על כך בפני השותף, יצרת מחוייבות נוספת.

הכרה בבעיה, או בצורך איננה חצי הדרך. היא אבן דרך. היא גם לא יכולה להיות חצי הדרך, כי הדרך היא אינסופית. ניתן להתמודד עם סוגיות בודדות, אך לא למצוא פתרון קסמים.

ישנה גם בעיה בתובנה השניה. ישנו חוק פיסיקלי לא מוכר, שכאשר מסדרים, אם זרקנו X כמות נייר מתוך Y שהיה קודם לא נישאר עם Y-X, אלא עם Y+Z. החוק תקף עם לגבי קבצים, דואר אלקטרוני אבל לא לגבי גרביים.

נתקלתי בחברה שרצתה בקרה על קיום החלטות של ישיבות. לחברה כבר היה שרת Exchange. הצעתי להם לבצע ניסיון להתשמש במערכת ה-Tasks, ולנתב מטלות דרך ה-Outlook. החברה בחרה להתקין תכנה נוספת שמטרתה היחידה היא ניהול ביצוע החלטות. לאחר מספר חודשים הייתי במשרדי החברה, והבחנתי במסמך שהופק מהמערכת.

  • המטלה: דיווח על תאריך סיום מתוכן ליישום מערכת ה-ERP בארגון.
  • תאריך יעד: יומיים לפני תאריך המטלה.
  • תאריך הפקה: חודשיים לאחר תאריך המטלה.
  • סטטוס: חדש.

מוסר השכל, כלים שימושים רק אם משתמשים בהם.

אני משתמש במחברות, פתקאות ומחשב כף יד. הסדר והארגון שלי (לא לצחוק בקול רם) לא נובע מהם. הוא נובע מחזרה אליהם כל תקופה, שיתוף שלהם וסילוקם.

ד"ר ווטסון מציין כי אחד הדברים שהדהימו אותו בשרלוק הולמס היה העובדה שהולמס לא היה מודע כלל ל"תאוריה הקופרניקאית". הולמס הסביר כי הוא מתעלם כל דבר שאינו מסייע לו במטלותיו כבלש מייעץ.

גם זו דרך.