תגית: ניהול

דואר וארכיון

Gnizaאחת המטלות המתישות של יחידת מערכות המידע היא רדיפה אחר המשתמשים שתאי הדואר שלהם מתמלאים. על מנת להסיר ספק, אנשי IT אינם עושים זאת להנאתם האישים. אין לנו פטיש של תאי דואר קטנים1, אז למה אנחנו נודניקים כאלה, כאשר יש שרתי דואר המחזקים למעלה מ-200,000 תאי דואר2. ובכן:

  1. הצרוף הבלתי קדוש של Outlook ו-Exchange. יותר דואר = פחות ביצועים.
  2. הזבל. לא SPAM, אלא המצגות המתוקות עם החתולים ונופי שקעה מקסימים.
  3. הכל, ועכשיו. המתשמש רוצה להגיע לכל דבר דואר מכל מקום.
  4. אולי יום אחד זה יהיה חשוב. כמו שקיות הסופר שבמזווה.

אלמלא הסיבה הראשונה, ניתן היה לטעון כי זוהי רק סוגיה של שטח אכסון. ודיסקים, כידוע, זולים3.

כל זה מצביע על שימוש קלוקל בדוא"ל4, ובעיקר בנטיה להשתמש בוא כמערכת לניהול קבצים וגרסאות:

דיצה כותבת קובץ ושולחת לגילה ורינה. גילה עורכת את הקובץ ושולחת את התיקונים לדיצה ורינה, אבל גם לחדווה ולשמחה. שמחה מצרפת חוות דעת משפטית ושולחת לכולם, למעט לדיצה שבנתיים שלחה עותק מהתיקונים של גילה לצהלה, שהגיה אותן ושלחה לכולן.

כעת ילדים, מי ידע לומר מה כמות העותקים במערכת הדואר, מה העותק העדכני ביותר ואצל מי הוא נמצא?

כאשר משתמשים מתוסכלים שואלים אותי כיצר בכל זאת לשמור ארכיון, אני נמנע מההצעה בראשונה העולה בראשי5. היות ומרבית קהל היעד שלי משתמש ב-Outlook, הפתרון לכאורה הוא לשמור קבצי PST. דא עקא:

  • קבצי PST אינם מתפקדים בצורה יעילה מעל נפחים של כ-2GB.File
  • לא ניתן לפתוח אותם משני מקומות.
  • לא ניתן לגבות אותם בצורה יעילה.
  • ניתן להשתמש בהם רק מתוך Outlook.
  • ניהול קבצי PST ב-Outlook הוא מסורבל, גם למתמש עם הבנה טכנית.
  • ניהול קבצי ה-PST תלוי במשתמש.

יתר על כל האמור לעיל, האם באמת אנו רוצים לשמור ארכיון דואר?

על מנת להיות יעיל ארכיון הדואר צריך להיות מיושם ברמת שרת הדואר, כל שכל דואר נכנס או יוצא מתויק בו. האם אנו באמת רוצים שכל דבר דואר נכנס ויוצא יתויק? אם כן, הרי שהפתרון פשוט, מערכת הדואר תמחק כל דואר שנקרא על ידי המשתמש תוך זמן נתון, ואם עולה צורך, ניתן לשלוף את הדואר מהארכיב. הפתרונות קיימים כתוכנה6, כחומרה או כשרות.

פתרונות חלקיים אחרים ברמת המשתמש היא הקמת שרת דואר ארגוני נוסף, כגון Cyrus, שישמש בארכיון בלבד. מדוע לא להשתמש בשרת זה לצרכי הדואר האירגוני? אין סיבה שלא, למעט האובססיה של השימוש ב-Outlook ו-Exchange.

ישנן גם מערכות המעבירות את הדואר לשטח אחסון משני, ושומרות בשרת הדואר רק הפניה אליו. לכאורה פתרון אלגנטי, היות ומבחינה המתשמש אין שינוי בצורת העבודה, אך למעשה זהו פתרון מסוכן היות והוא יוצר תלות תפעולית של שרת הדואר במערכת חיצונית מחד, והוא ממסך את הבעיה ואינו פותר אותה.

הארכיון הטוב יותר הוא עדיין אחת משתי התמצונות המצורפות…

  1. יש לנו מספיק פטישים אחרים []
  2. ואלו נתונים משנת 2003 []
  3. ועל כך, בפוסט אחר []
  4. ושימוש חפוז בחרוז []
  5. Ctrl-A ואחר כך Shift-Delete []
  6. אפילו כתכנה חופשית []
guidelines

תע"ר – מתודולגיה לניהול פרויקט

איש מכירות הסביר לי כי החברה שהוא מייצג היא אמריקאית, וחברות אמריקאיות לוקחות את ניסיונן ומיצרות ממנו מתודולגיות עבודה. הרעיון נשא חן בעיני, והחלטתי לפרסם מתודולוגית עבודה לניהול פרויקטים שנתקלתי בה לא מעט פעמים, אם אינני סבור שגובשה בצורה מסודרת. קבלו את תע"ר.

תע"ר – ראשי תיבות1 לתרנגולת ערופת ראש2. מתודולוגיה מונחית מבחן תוצאה להתמודדות עם מצב משבר בפרויקט.

הצורך בתע"ר נובע מהעובדה כי הטלת אחריות פשוטה לגורם אחר בארגון או מחוצה לו היא פאסה, נלעסה עד דק3, ואינה מעניקה למשתמש בה תועלת. במקרה הטוב, היא מונעת מהמשתמש נזק. זאת היות והטלת אחריות פשוטה היא תהליך פסיבי וראקטיבי.

כיצד פועלת מתודולוגית תע"ר:

במצב של משבר בפרויקט4, אין לבוא בטענות אל הגורם האחראי האמיתי של המשבר בצורה ישירה5. יש להאשים את כולם.

דא עקא, שלא ניתן להאשים את כולם. כך כאן טמון היופי האמיתי של תע"ר. יש לגייס כל מי שאיננו בעמדת מואשם לסייע בפתרון הבעיה.

דוגמה פשוטה:

מכונת הקפה לא עובדת. יש לבוא בטענות אל:

  • חברת מקורות (הם מספקים מים)
  • חברת החשמל (חשמל למכונת הקפה ולמשאבה המזרימה מים אליה)
  • החשמלאי (נו, ברור)
  • איש האזעקה (אזעקה עובדת על חשמל, לא?)
  • איש האחזקה של הבנין (שאחראי על החשמל והמים)
  • החברה המתעסקת במערכות כיבוי האש (אש מכבים עם מים)

לאחר מטח הטענות הראשון יש לירות את מטח הטענות השני:

  • הם לא מקצועיים (החשמלאי אפילו הודה שהוא לא מבין במכונות קפה)
  • הם מתחמקים (צוות כיבוי האש טוען כי המערכות שלהם מבוססות קצף, גז ואבקה)
  • הם חושבים שאנחנו טיפשים (איש האזעקה מדבר על מתח נמוך, מתח חילופין, מזה השטויות האלו)
  • הם גסים (מוקדן חברת החשמל צחק עלינו)

כטת מגייסים את יחידות העתודה ששמרנו.

  • מזעיקים את יו"ר הועד המנהל לנצל את קשריו עם מנכ"ל מקורות
  • מבקשים מהמנכ"ל לנהל שיחה רצינית עם בעלי הבנין
  • דורשים מנהל מערכות המידע לבחון חלופות מבוססות לינוקס למכונת הקפה
  • מזמינים מהרכש והנהלת החשבונות את כל המסמכים של השנתיים האחרונות הנוגעים לקפה
  • שואלים את מחלקת כח אדם אם ניתן לקבל דו"ח כניסה ויציאה של עובדים
  • מטילים על מזכירת החברה להצליב את המידע מכוח אדם עם המידע מהרכש

חשוב מאוד, בכל שלב, להפנות את הטענות לגורם שמעורבותו בפרויקט נמוכה ככל האפשר. במידה והדבר אינו מסתייע, ניתן לנקוט מסלול חליפי ולפנות למנהל, כפיף או מקביל. כך ניתן לקבל אפקט שימושי של טלפון שבור.

לא פחות חשוב, לקיים את השלב השני בקול רם, ולערב כמה שיותר גורמים בארגון. עם זאת יש להקפיד לדווח לכל גורם בארגון בנפרד.

התוצאות מרשימות. ספקי המשנה, כמו גם הגורמים המעורבים בארגון, יהיו מתוחים וחשדנים המטענות המופנות אליהם. חלקם ינסו להסביר, חלקם ינסו להתחמק. בכל מקרה הארגון יראה כי משתמש התע"ר צדק. בתוך הארגון, מחלקות אליהן מופנות טענות, או שמהן מבקשים עזרה, ישקיעו זמן ומשאבים להבין מה בכלל הבעיה, או בלפשר בין מחלקות הניצות זו בזו.

תע"ר איננה מתודולוגיה טריוויאלית, והיא דורשת הכנה מראש:

  • אסור באיסור חמור לקיים ניהול סיכונים. ישנם רק שני מצבי סיכון 0 ו-100, כך שבכל מקרה הסיכוי הוא 50%.
  • יש להמנע מישיבות בהן עלולות לעלות סוגיות מפתח. המהדרין כן מגעים לפגישה, באיחור, או מקדימים לצאת.
  • אין לפתוח דברי דואר העלולים להכיל מידע שיפגע בתהליך תע"ר. במידה ודבר דואר כזה נפתח, יש להשתמש ביכולות Reply All של תכנת הדואר עם השאלה "מה? לא הבנתי"6.
  • יש להמנע מהבנה הצדדים הטכניים של התהליך, ועדיף לא להבין בדברים טכניים כלל7.

חשוב לזכור שתמיד יהיו גורמים, בארגון או מחוצה לו, שינסו לטרפד את השימוש במתודולוגיה תע"ר. השיטות עלולות להיות מתודולוגיות – כמו ניהול סיכונים, בדיקות ישימות או בקרת איכות רחמנה ליצלן. כמו כן עלולים להשתמש בשיטות מכניות זולות של סיכומי פגישות, רשימת מטלות או שיקוץ הגנט.

נגד השיטות המתודולגיות קל להתמודד, הן יקרות, גוזלות זמן ולא נותנות מידע שאנו כבר יודעים.

למרבית ההפתעה, עם נגד השיטות המכניות לא קשה להתמודד. הזכרון הפרטי שלנו תמיד יהיה טוב יותר מסיכומי פגישות שנערכות אי אז לפני זמן. עובדה, התחזית האורווליאנית של 1984 לא התקיימה…

  1. כי חייבים ראשי תיבות []
  2. מקור השם הוא העובדה כי תרנגלת יכולה להמשיך לנוע גם לאחר שערפת את ראשה, וחוצמזה ראשי תבות מגניבים []
  3. שימו לב לערוב המטפורות []
  4. אי עמידה ביעדים, לוחות זמנים וכיו"ב []
  5. לצורך ההבהרה, מי שמתשתמש במתודולגית תע"ר, לעולם אינו אחראי או אשם, אם אתם חשים אחראיים למצב מסויים, אסור באיסור חמור להשתמש במתודולוגיה זו, האשם האמיתי הוא מישהו אחר []
  6. היעילות של התשובה עולה בסדר הנדסי עם כמות המכותבים []
  7. כולל: מחשבים, טלפונים סלולריים, ברזים או עטים כדוריים []
language
contact

שווה ז….

למה גסות הרוח? בעיקר כאשר אני רוצה להפנות למאמר מצוין בכלכליסט.

הסיבה היא הנימוק שנתן לי בעל חברה למדיניות התמחור שלו, ומדוע הוא פיטר את המנכ"ל שלו.

אם אני מחייב כזונה, משלמים לי כמו לזונה ומתיחסים אלי כאל זונה.

אם אני מחייב כנערת ליווי, אני עושה את אותו דבר, רק משלמים לי יותר ונותנים לי מעט יותר כבוד.

בסופו של יום אני עושה את אותו דבר.

החברה, מהכרותי עמה, נותנת שרות ברמה גבוהה יותר ממרבית המתחרים שלה. עם זאת, המנכ"ל היה נואש למכור פרויקטים, עד כדי מתן הצעות במחירי עלות, או אף בהפסד. הפחד שלו מהפסד של פרויקטים למתחרים גרם לחברה להראות נואשת.

ישבתי משני צידי השולחן, כלקוח וכנותן שרות. פחד וחוסר בטחון של צד אחר, בעיקר מצד נותן השרות, גורם לצד השני להריח דם. התוצאה היא רעה לשני הצדדים, היות ואז נגמר המשא ומתן. יש התמקחות או התנתקות.

בהתמקחות, רק הכסף משחק, והמשחק הוא "איך לדפוק את הצד השני". בהתנתקות, אין המשך, לפחות לאחד הצדדים.

feedback

אבחת גרזן

לטובת אלו שלא שמו לב, יש משבר כלכלי בעולם. טוש-זה נראה כמו עמוד מודעות האבל. גם עלינו נחת הגרזן. יותר מ-20% מהחברה, בארץ ובחו"ל, פוטרו.

ממני נחסך הצורך להחליט מי ילך ומי ישאר. שני אנשי צוות עזבו מספר ימים לפני ההודעה. כמובן שלא נקבל מחליפים. דווקא המפוטרים נראו רגועים יותר. אולי אחיזת פנים, אולי גאווה של אלו המשליכים עצמם על התייל לטובת חבריהם שבשוחות.

וקול קטן תוהה האם הצורך בפיטורים הוא תוצר של "המצב", או שמה מנהלי החברה ניצלו את "המצב" ליעול החברה.

לצאת לעולם

אחרי כמעט 20 שנה כעצמאי, הפכתי לשכיר. זהו תהליך הפוך לתהליך העובר על לא מעט אחרים. ולעיתים אני נשאל על המעבר משכיר לעצמאי1.

לפני כחמש שנים מילאתי שאלון הבוחן את יכולתי להיות עצמאי. כמובן שנכשלתי בגדול…

היתרונות בעצמאות:

  •  תחומי עבודה מגוונים
  • יכולת התפתחות אישית ומקצועים רחבה
  • ניהול עצמי

חסרונות

  • ההוצאות מהכיס: כלים, שרותים, חופש
  • לקוחות מעיקים: "תעשה מחיר"
  • חוסר בטחון

כמה אבחנות:

  • בירוקרטיה ורשויות: זאת הקטנה בבעיות. דברו עם העצמאים שבסביבתכם וקחו את רואה החשבון הממולץ ביותר. ב-15 שנים האחרונות לא ראיתי את מע"מ, מס הכנסה או ביטוח לאומי מבפנים.
  • למדו לשמור על הכסף: לקוחות תמיד ישלמו כמה שיותר מאוחר. המדינה והספקים תמיד יקחו כמה שיותר מוקדם. אם קיבלתם תשלום נכבד על פרויקט, נצרו כמה שיותר ממנו בצד.
  • למדו להוציא כסף: כלים ושרותים שקיבלתם בעבר ממקום העבודה הם על אחריותכם היום. בחנו היטב שרותים כמו הטלפון הסלולרי, האינטרנט והרכב שלכם. לאף לקוח לא אכפת למה לא הגעתם בזמן, לא עניתם לדואר או לא חזרתם לטלפון.
  • למדו לנהל משא ומתן: תמחרו את שעות העבודה שלכם ואת הפרויקטים שלכם בצורה ראלית. על תעבדו על מנת לעבוד, עבדו על מנת להרוויח. וותרו על עבודות לא רווחיות.
  • פרסמו את עצמכם: ארגונים לקידום עסקים קטנים, ארועי ספקים הקשורים לעבודתם, כרטיסי ביקור ואתר אינטרנט.
  • בקשו עזרה: חברים, הרשות לעסקים קטנים ואתר משרד האוצר ומשרד התעשיה.
  • דאגו לעתיד: קרן השתלמות, פנסיה ותגמולים – באחריותכם
  1. לעיתים לא, אבל אני מרגיש צורך להתייחס []
Private
trademarks