‫מערכות מידע ועסקים קטנים » דואר אלקטרוני‬

‫מעונן חלקית‬

‫גיל פרוינד‬ — Sat, 29 Aug 2009 18:00:01 +0000

המודלים של ענן או שרות הם המעניינים ביותר, היות ואלו הם המעניקים את הערך המוסף לעסק. במקרה שלנו (דואר אלקטרוני), ניתן לראות את היתרונות הבאים:

עם זאת, יש להביא בחשבון מגבלות וסיכונים:

במקביל לכדאיות הכללית יש לבחון את נקודת הזמן המתאימה למעבר לענן. חברה המקימה שרת דואר חדש, המקימה סניף גדול או השוקלת שידרוג שרת קיים היא המועמדת המובקת לבחינה של הוצאת הדואר לענן.

מספר נקודות שיש לבחון מול כל ספק.

איזון נבון וזיהוי של אותן מערכות שניתן להעביר בחלקן או במלואן לענן יכול לייעל לא רק בהיבט של העברת מוקד עלויות אל מחוץ לחברה, אלא גם למקד את ההשקעות המרכזיות של תחום ה-IT ליישומים היחודיים לחברה.

אין פרסומים קשורים.

‫עננה שחורה‬

‫גיל פרוינד‬ — Mon, 08 Dec 2008 16:13:38 +0000

הכתבה על הצימצומים בגוגל, מעניינת, אך דבר אחד מעניין בהעדרו: מצב המשתמשים בשרותי גוגל.

שרותי גוגל (כולל דואר אלקטרוני, יומנים ושיתוף מסמכים) נמצאים בשימוש אנשים פרטיים, עסקים קטנים וארגונים גדולים. חלקם משתמשים בשרותי החינם, חלקם בשרותים בתשלום.

גוגל, כמובן, אינו היחיד. יאהו, מיקרוסופט, AOL ואחרים מעניקים שרותים דומים. ישנן חברות הנותנות שרותים יעודיים, כמו SalesForce ,(קשרי לקוחות) Amazon S3 (איכסון שרותים), ואחרים. השרותים היעודיים אינם מיועדים לרב למשתמשי הקצה, אלא לנותני שרותים אחרים. כל השרותים הללו נכללים תחת הזומילה SaaS, תכנה כשרות,

לכאורה, מצב המשק העולמי העגום מהווה הזדמנות פז לתוכנה כשרות. המקום להשקיע סכומים גדולים בתשתיות, ניתן לשלם לפי הצורך, או אפילו לא לשלם כלל, אם מוכנים לספוג מעט פרסומות. עוד לפני שנתיים חזה ניקולס קאר תשתית מערכות מידע ב-10 דולר.

אך האם לעולם חוסן? תפיסת הספגטי של גוגל נראתה מגניבה בימי ה-Dot.Gone, ולא איבדה מזהרה עד שהופיעה המשבר הנוכחי. כעת גוגל, כמו כל חברה אחרת, משליכה מעבר לסיפון כל משקל עודף¹. מתי יהפוך שרות החיוני לך למשקל עודף לחברה?

בנוסף לך, המיחשוב בענן תלוי במשתנים אותם משתמש הקצה אינו רואה, ואינו תמיד יודע להעריך. הצפת ניו אורלינס היא טרגדיה אנושית, אך מה עם חוות השרתים של נותן שרותי התכנה שלך (או אחת מהן) נמצאית שם? מה עם תחנת הכוח של חוות השרתים נמצאית שם?

המעבר לענן טומן בחובו הזדמנויות, אך מחייב גם חישוב סיכונים מחודש. בעיקר לעסקים קטנים ובינוניים, שהפיתוי הכספי והתקציבי קורץ להם.

פרסומים קשורים:

רזוננס קוגינטיבי

‫פגישה, חצי פגישה….‬

‫גיל פרוינד‬ — Fri, 21 Mar 2008 09:03:18 +0000

על חחוסר חיבתי ל-Outlook, כבר כתבתי בעבר. כיום אני נאלץ לא רק להתשמש בשיקוץ, אלא גם לנהל אותו, ולעודד את משתמשי החברה להשתמש בו לניהול זמן.

ניהול זמן הוא עסק לא קל, גם ביומני נייר, וגם בתכנות מתחרות, בעיקר כאשר מדובר בשתי יבשות, ובניהול של משאבים מצומצמים. האלמנט האנושי והטכנולוגי מתנגשים לעיתים קרובות.

ישנן תוכנות אחרות, כמו טוטוס, שנבנו מתוך מחשבה מעמיקה על מבנה נתונים גמיש ויעיל; צ'נדלר, המנסה לבנות ניהול מידע אישי מסביב לתא הדואר; וכמובן, יש את גוגל ויאהו. אך כל אחת מהן דורשת הכשרה יחודית, וצורת הסתכלות אחרת על ניהול זמן ומשאבים. לא כדי תוכנות כמו סקליקס או זימברה ויתרו על ניסיון לניהול זמן חלופי, ומחקים את המודל של Exchange, בעיקר מתוך רצון לתאימות עם Outlook.

כאן, אולי טמונה הבעיה של המנמ"ר. Outlook מחופר היטב הן בסביבה הארגונית והן בתודעת המשתמשים. Outlook גם קשור בטבורו לשרת Exchange של מיקרוסופט מחד, ולכלים ותוספים (כמו מחשבי כף יד) מאידך. עקירת Outlook מהסביבה הארגונית דורשת מאבק בחזיתות רבות מדי. קל מדי למנמ"ר לוותר, ולמשוך בכתפיו כאשר Outlook מתפוצץ מעומס יתר, מחליט לפצל פגישה, מסרב לשחרר משאב או מדכן פגישות לפי סדר לא נכון.

פרסומים קשורים:

‫עץ הדעת‬

‫גיל פרוינד‬ — Sat, 06 Oct 2007 23:00:24 +0000

בעקבות מאמר של גל מור, החלטתי לבחון את Geni, אתר לבנית עצי משפחה¹.

זה הפך להיות עבורי חקר מקרה מעניין במערכות מידע, רשתות חברתיות וניהול ידע. בעיקר בעקבות פרסומים של ג'י קרוס והרולד ג'רש. טענתם המרכזית היא כי רשתות חברתיות ושיתוף ידע אינן סוגיות טכנולוגיות. "מדוע" הם שואלים "אנו נותנים למחלקות מערכות המידע להחליט מה הטוב ביותר בשבילנו?"

לאחר שבעץ המשפחתי ישנו כבר כ-550 נפשות, מהן כ-40 חברים יש לי תשובה חלקית.

אנו נותנים למחלקות מערכות המידע להחליט היות:

התשובה, במשפט אחד היא: מי שמקבל החלטה, הופך להיות מחלקת מערכת המידע.

אינני מצטער על ההשקעה ב-Geni. בדיעבד, יתכן כי אחד המתחרים היה מתאים יותר מבחינה פונקציונלית, אך לא הייתי זוכה למעקב אחר התפתחות הרשת והעץ. להבדיל מ-FaceBook או LinkedIn, תהליך היצירה הוא אישי יותר וממוקד יותר, בעקבות זאת הצפיה לשיתוף פעולה הוא גבוהה יותר, והאבחנות אליהן הגעתי חדות יותר.

מכאן שגם חזון תשתית מערכות מידע ב-10$, שמציג ניקולס קאר הוא עוד מוקדם. צודקים ג'י קרוס והרולד ג'רש: זו איננה סוגיה טכנולוגית,.

אין פרסומים קשורים.

‫לקוח עובר לסוחר‬

‫גיל פרוינד‬ — Sun, 19 Aug 2007 18:01:35 +0000

ynet, באיחור אופנתי, מדווח על רכישת אקטקום בידי בזק בינלאומי. ההשוואה לנפשות מתות של גוגול כמעט מתבקשת.

למעלה מ-10 שנים אני לקוח של חברת אקטקום. במהלך התקופה הזאת סבלתי מפחות מיום של כשל תקשורת שנבע מבעיה באקטקום עצמם. אל לא על שום רמת השרות והיכולת הטכנית נרכשה אקטקום, אלא על שום מאגר הלקוחות. לא בכדי, כל מה שלא שווה כסף נזרק. אין בליבי על אמיר פליבצקי, מנכ"ל אקטקום. החברה שהקים נתנה שרות מצוי, ובמחיר סביר. אין בליבי גם על בזק בינלאומי, שפעלו ממניעים כלכליים בלבד. תחרות המחירים של קישור האינטרנט, והרווחיות הנמוכה הנובעת מכך גורמת לצימצום במבחר של ספקי האינטרנט ואני מאמין שגם לירידה ברמת השרות.

הירידה ברמת השרות היא פועל יוצא של כמות מקבלי השרות לעומת נותני השרות. כמות התקלות אולי לא תשתנה (ויתכן אפילו כי תרד), אך תהליכי הטיפול יתארכו. ספקי האינטרנט הם כיום צינורות טפשים, בדומה לחברות הטלפון של שנות התשעים.

על מנת למתן את ההשפעות של שינויים אלו אני ממליץ ללקוחותי לנתק את כל שרותים שאינם חלק מהקישוריות המיידית לאינטרנט מההתקשרות עצמה: שרותי דואר אלקטרוני,איכסון אתרים ושרותי DNS. בעולם שבו הלקוח הוא מוצר צריכה, גם הספק יכול להיות מוצר צריכה.

אין פרסומים קשורים.

‫ימה"ב זה כאן‬

‫גיל פרוינד‬ — Tue, 07 Aug 2007 20:14:49 +0000

אתר דה-מרקר (הטוש, בפי חבריו) מביא קישור לסוגית שימור המידע לטווח ארוך. המאמר משווה את מצבנו לימי הביניים, ונזכרתי בקורס של פרופסור אמנון לינדר, בשנה א' בחוג להיסטוריה של האוניברסיטה העברית. שנה א' הוקדשה בעיקרה לקריאה וניתוח של טקסטים. אחת ממיומנויות היסוד של היסטוריון.

פרופסור לינדר טען כי לחוקר ימי הביניים יתרון על חוקר העידן המודרני. בימי הביניים טקסטים היו מועתקים ביד. העתקות אלו לא היו חפות משגיאות או עיוותים. לורך הדוגמא בולה¹ היה יוצא לבישופים, פקידי הבישופים היו דואגים לעותקים ומפיצים לדיקנים ולכמרים. במהלך העתקות אלו היו לפעמים חלים שינויים בטקסטים. שינויים,אלו וניתוחם, הם כלי שימושי להיסטוריון לאבחן את סוגיות של סמכות, מדיניות ויכולות של הכנסיה.

בעת החדשה, החל ממכונת הדפוס של גוטנברג, ישנה ירידה בכמות התווך בין הקורא לכותב. במקביל חלה עליה ברמת האורינות, כך שניתוח האבחנות בין הטקסטים המקוריים לטקסטים הסופיים עבר בעיקר לטיוטות. למפיצי הטקסטים הייתה פחות אפשרות לשנות את התכנים.

העידן המודרני, לפי פרופסור לינדר, מתחילות להעלם הטיוטות. מעבד התמלילים מאפשר תיקונים על הטקסט המקורי ללא שימור השינויים. להסטוריונים העתידיים, תהיה בעיה אם הכותבים לא שמרו במודע ומתוך כוונ, על נוסחים קודמים ועל טיוטות.

ישנם עדיין מנגנונים המייצרים טיוטות, ללא כוונה מוקדמת (כמו מערכות דואר אלקטרוני בהם משתמשים כותבים שונים לתקשר בינם לבין עצמם²), אך הארכיונים, עליות הגג המאובקות ופחי האשפה אבדו.

שימור המידע והידע הוא מטרה טובה. יעד של 50 או 100 שנים הוא יומרני. מאז לימודי התואר הראשון שלי עברתי 3 מערכות הפעלה (ובכל אחת 4 גרסאות לפחות), השתמשתי בשישה או שבעה מעבדי תמלילים, שלושה גליונות אלקטרונים, ארבעה סוגים של מחשב כף יד ולפחות שונה מחשבים אישיים. אני עדיין מסוגל להגיע לטקסטים שלי משנה א', אך המאמץ איננו מינימלי.

בספריה הלאומית בירושלים נמצאים טקסטים של איזייק ניוטון. כל מה שצריך, זה לדעת לטינית.

את הטקסטים של מצריים העתיקה הצליחו לפענח באמצעות אבן הרוזטה, אל יש לזכור כי הפיענוח נעשה בדיעבד. ניסיון לייצר תהליך ממין זה למפרע הוא בעייתי, היות והוא מנסה להכתיב את הסטנדרטים לדבר שהוא אולי במהותו חמקמק מדי לסטנדטיזיצה, ראית העולם שלנו.

אין פרסומים קשורים.

‫גם זו שיטה‬

‫גיל פרוינד‬ — Sat, 07 Jul 2007 18:39:22 +0000

לאחר שכתבתי על הרעה החולה של ה-Sent Items, נתקלתי במוסד ציבורי שבו למנהל המערכת הייתה שיטה פשוטה. לקראת סוף היום, ולעיתים במהלך היום, הוא היה מציץ בתורי הדואר היוצא, וכל דואר שנראה לו כי איננו קשור לתפקוד הארגון, הוא היה מוחק.

לא, המשתמשים לא היו מקבלים הודעת שגיאה או התרעה.

אין פרסומים קשורים.

‫RE: RE: RE – רע! רע! רע!‬

‫גיל פרוינד‬ — Thu, 05 Jul 2007 18:04:28 +0000

לפני זמן מה (באחד האמשים, אם תרצו), נקראתי לייעוץ להחלפות מערכת גיבוי. מנהל המערכת רצה טייפ רובוטי חדש, היות והנוכחי לא עמד בקיבולת הנחוצה, ומנהל הכספים רצה (איך לא?), פתרון זול יותר.

האתר לא היה גדול במיוחד, והקיבלת של המערכת נראתה תואמת לצרכים. סקירה מהירה הראתה כי שרת הקבצים ושרת בסיס הנתונים לא יצרו עומס גדול במיוחד על מערכת הגיבוי. הנפחים הגדולים, מסתבר, הגיעו משרת הדואר הארגוני.

גם מנהל המערכת וגם מנהל הכספים הופתעו. הם הוציאו נוהל כי על המשתמשים לתייק את הדואר לתיקיות נושאיות ולהיפטר מדואר זבל שחצה את מסנן הדואר.

הצעתי להם לחפש בכל תיקיות הדואר היוצא (Sent Items בלע"ז), כל דבר דואר העונה לקריטריונים הבאים:

נפח הנתונים של שרת הדואר צנח ב-60%. כמות המצגות עם חתולים חמודים עושים עמידות ידיים, הגיגים אפויים למחצה מלווים בתמונות תואמות ובדיחות קרש מהן ניתן להקים פיגומים למגדלי עזריאלי הייתה מדהימה.

לא פחות מטרידה הייתה כמות המסמכים והמצגות שהועברו בתוך הארגון בין עובדים לעיון ועריכה.

כמה לקחים:

מסר נוסף אותו אני מנסה להעביר בארגונים: Sent Items הוא מקום מיותר. שלחו עותק נסתר (BCC) לעצמכם. כך הוא יופיע בתיבת הדואר הנכנס, ואם הוא חלק מדיון, הוא גם יצטרף לשירשור. כאשר תתייקו את הדואר, גם דברי הדואר היוצא יהיו חלק מהתהליך. יתר על כן, אם אתם עדיין משתמשים בשרותי דואר כמו POP3 (הנפוץ אצל מרבית ספקי האינטרנט), הדואר היוצא יגיע אל השרת, ולא ישאר מיותם עם על הדיסק המקומי.

למרבית הצער, לא מעט תוכנות דואר מתעקשות להשתמש ב-Sent Items. במקרה זה, פשוט נקו אותו אחת לשבועיים או שלושה.

אם הדואר הוא של מקום העבודה שלכם, אל תשתמשו בו בקלות דעת. שרתי דואר ארגוניים יכולים להיות נתונים לביקורת. לא חסרים שרותי דואר בחינם או בעלות נמוכה לצרכים פרטיים.

פרסומים קשורים:

‫סדר שיהיה פה!‬

‫גיל פרוינד‬ — Tue, 03 Jul 2007 19:03:18 +0000

עידן איננו בודד בתסכולו. גם יחידים וגם ארגונים סובלים מאותה בעיה. טכנולוגיה לא תמיד עוזרת, לעיתים היא גם מפריעה.

ישנם עשרות כלים ומתודולוגיות של ניהול אפקטיבי של זמן, פעילות וארגון, חלקם טובים יותר וחלקם טובים פחות, חלקם חדשניים, וחלקם עתיקים. שלושת התובנות שלי הן:

הכרה בבעיה, או בצורך איננה חצי הדרך. היא אבן דרך. היא גם לא יכולה להיות חצי הדרך, כי הדרך היא אינסופית. ניתן להתמודד עם סוגיות בודדות, אך לא למצוא פתרון קסמים.

ישנה גם בעיה בתובנה השניה. ישנו חוק פיסיקלי לא מוכר, שכאשר מסדרים, אם זרקנו X כמות נייר מתוך Y שהיה קודם לא נישאר עם Y-X, אלא עם Y+Z. החוק תקף עם לגבי קבצים, דואר אלקטרוני אבל לא לגבי גרביים.

נתקלתי בחברה שרצתה בקרה על קיום החלטות של ישיבות. לחברה כבר היה שרת Exchange. הצעתי להם לבצע ניסיון להתשמש במערכת ה-Tasks, ולנתב מטלות דרך ה-Outlook. החברה בחרה להתקין תכנה נוספת שמטרתה היחידה היא ניהול ביצוע החלטות. לאחר מספר חודשים הייתי במשרדי החברה, והבחנתי במסמך שהופק מהמערכת.

מוסר השכל, כלים שימושים רק אם משתמשים בהם.

אני משתמש במחברות, פתקאות ומחשב כף יד. הסדר והארגון שלי (לא לצחוק בקול רם) לא נובע מהם. הוא נובע מחזרה אליהם כל תקופה, שיתוף שלהם וסילוקם.

ד"ר ווטסון מציין כי אחד הדברים שהדהימו אותו בשרלוק הולמס היה העובדה שהולמס לא היה מודע כלל ל"תאוריה הקופרניקאית". הולמס הסביר כי הוא מתעלם כל דבר שאינו מסייע לו במטלותיו כבלש מייעץ.

גם זו דרך.

פרסומים קשורים:

‫רזוננס קוגינטיבי‬

‫גיל פרוינד‬ — Wed, 06 Jun 2007 20:52:04 +0000

כבר נאמר, תן לאדם פטיש וגו'. ג'ון טימר ב-Ars Techina מפנה למאמר ב-Journal of Consumer Research הטוען כי נעילת לקוח (Lock In) קוגניטיבית היא חזקה לא פחות מנעילה הנובעת מתלות חומרית או עלויות מעבר. כאשר הרגלים נרכשי, המתשמש משוכנע כי הדרך (או הכלי, לענין זה) הוא הטוב ביותר, ולו היה עליו (המשתמש) לפתח כלי או דרך, התוצאה היתה זהה.

זהו נדבך נוסף לאתגרים הכרוכים בשינויים במערכות מידע.

כאשר אני מציג מספר פתרונות ללקוח, כמעט תמיד תהיה הנטיה לכוון הפתרון הדומה ביותר למערכת האחרונה עמה הוא עבד. אני מכנה זאת רזוננס (הדהוד) קוגניטיבי. במצב של שינוי היה ניתן לצפות לדיסוננס קוגינטיבי – ההבנה כי יתכן שיפור בעקבות שינוי מחד וההתנגדות הנובעת מחשש מעצם השינוי. למעשה ההתנגדות מתגבשת מסביב לסביבה המוכרת יותר, ומעניקה לה אווירה של מצויינות.

הדבר בולט לעין בויכוחים בין אוהדי Firefox לחסידי Internet Explorer; משתמשי Windows ו-Linux וכדומה. ויכוחים אלו גולשים לעיתים מזומנות לתכונות האיזוטריות של התוכנות (המקרה הטוב), להפרעות הנפשיות של הצד השני (במקרה הנפוץ יותר) או לתחומי העיסוק של הורי הצד השני (במקרים קיצוניים).

מצב עניינים זה אינו רק בקרב הלקוחות, או המשתמשים. הוא קיים בקרב נותני שרות, מיישמים, מנהלי מערכות ואפילו יועצים – אנשים שהכרות עם טכנולוגיה היא לחם חוקם.

פלצות אוחזת בי כאשר אני רואה שימוש בפרוטוקול POP3 לא מאובטח לדואר אלקטרוני, שימוש ב-PPtP להתקשרות מרוחקת או שימוש ב-WEP (או בMAC Filtering) לאבטחת תקשורת אלחוטית. אני מתנצל על השימוש בדוגמאות טכניות, אך אלו הנקודה היא שמדובר בשימוש בפרוטוקולים גרועים הן מצד הישום העסקי שלהם והן מצד הישום הטכנולוגי שלהם. לכל שלושת הדוגמאות קיימות חלופות מזה מספר שנים, שיישומם אינו מורכב יותר מאלו הקיימים, והערך המוסף שלהם גבוהה בהרבה.

על ממנת שלא לשמור דיון זה ברמה התאורטית בלבד, אתייחס לשימוש בפרוטוקול POP3. זהו פרוטוקול המאפשר למשוך דואר משרת הדואר לתוכנת הדואר המקומית. כל ניהול הדואר (תיקיות, שימור דואר יוצא וכיוצא בזה) נעשה בלעדית על תחנת המשתמש. זהו הפרוטוקול החביב על ספקי אינטרנט, כי המשתמש מושך את הדואר משרת הספק, ומוריד את נטל התחזוקה והאיכסון מהספק.

לפרוטוקול זה קיים מתחרה בשם IMAP הקיים משנת 1998. בפרוטוקול זה הדואר נשמר ומנוהל על השרת, ותוכנת הדואר משמשת רק ככלי ניהול. שני הפרוטוקולים ניתנים להצפנה על ידי שימוש ב-SSL (קיים משנת 1996).

מדוע, אם כן, ממשיכים לראות שימוש נפוץ כל כך ב-POP3 ועוד בסביבות אירגוניות על ידי אנשים טכניים?

רזוננס קוגניטיבי. זה מה שעושה ספק האינטרנט, זה מה שהלקוח (המשתמש) רגיל. לא צריך להסביר או לנהל. יתר על כן – Outlook בגרסאותיו המוקדמות, לא תמך כלל ב-IMAP. תמיכה מוקדמת ב-IMAP התנגשה בתמיכה המובנית ב-Exchange. היות ו-Outlook הוא הכלי המוביל לניהול מידע אישי, מכאן שהוא הכלי הטוב ביותר, מכאן שהפרוטוקולים הנתמכים על ידו הם העדיפים.

קשה להתמודד ישירות עם רזוננס קוגניטיבי. העמדה של טיעונים לוגיים בלבד לשינוי יכולה ליצור התנגדות משני כיוונים עיקיריים:

במצב של התמודדות מול רזוננס קוגניטיבי כיועץ, מצאתי מספר דרכי להתמודד.

נשמע ילדותי? נכון, אבל אולי בלתי נמנע. לפחות כל עוד מי שתלוי המערכות מידע (אולי זה כולם?) לא ישקול את הסיכונים והסיכויים של הם פועלים.

פרסומים קשורים: