תגית: exchange

tour
handbook

10 צעדים לטרוף סינכרוני

מתוך שלא לשמה בה לשמה. מזה זמן אני מתכוון לתעד את ניהול יומן הפגישות שלי וספר הטלפונים. מסתבר כי יש כאן 10 מרכיבים, בדיוק לפרוייקט כתיבה קבוצתית בנושא "עשרה" של חנית.

המטרה היא לאפשר לי גישה ליומן ולספר הכתובות מהמחשב האישי שלי, מהטלפון ומהאינטרנט ולא רציתי להיות תלוי במחשב האישי שלי כנקודת סינכרון.

  1. שועל האש מסנכרן את ספר הכתובות לפלאקסו1
  2. פלאקסו מסנכרן את ספר הכתובות ויומן הפגישות מול החשבון שלי ב-Yahoo2
  3. פלאקסו מסנכרן את ספר הכתובות ויומן הפגישות מול החשבון שלי ב-Google
  4. פלאקסו מסנכרן את חשבון LinkedIn שלי
  5. שועל האש מסנכרן את ספר הכתובות ל-Scheduleworld,
  6. תוסף Lightning מסנכרן את יומן הפגישות ל-Scheduleworld
  7. Scheduleworld מסנכן את יומן הפגישות לחשבון הפרטי שלי ב-Google
  8. החשבון הפרטי של ב-Google מסתנכרן מול החשבון ב-Google Apps3
  9. טלפון נוקיה E61 מסנכרן את ספר הכתובות ויומן הפגישות מול Scheduleworld
  10. את ספר הכתובות והיומן אני שומר גם כקובץ LDIF ו-iCAL

אם זה נראה לכם מטורלל, אני נאלץ להסכים. מי שאחראי לטרוף הזה הוא ניקולס קאר שטען כי ניתן לקבל תשתית IT ב-10$. הוא לא הביא בחשבון את עלות התרופות והפסיכולוגים.

ישנם גם פתרונות חלופיים (או משלימים):

  1. GCalSync לא יציב מספיק לטעמי
  2. שרות Hosted Exchange עם ActiveSync לאלו השבויים בידי Outlook.
  3. להתקין Exchange אצלי4.
  4. לקרוא את היומן דרך דפדפן הטלפון ולקבל התרעות על פגישות ב-SMS
  5. להפוך את הארון ולמצוא את יומן הנייר הישן שלי5
  6. לשמור הכל בראש…

פה אמנם יש רק שש, אבל אני אשמח לרעיונות נוספים.

  1. יש להם כלי נוח לזיהוי רשומות כפולות ולשליחת עדכונים []
  2. חשבון בעל ערך היסטורי בעיקר []
  3. יש בעית API מול חשבונות ב-Google Apps []
  4. מה עשיתי רע []
  5. חלופה מפתה מאוד בשלב מסויים []
blog

סדר שיהיה פה!

עידן איננו בודד בתסכולו. גם יחידים וגם ארגונים סובלים מאותה בעיה. טכנולוגיה לא תמיד עוזרת, לעיתים היא גם מפריעה.

ישנם עשרות כלים ומתודולוגיות של ניהול אפקטיבי של זמן, פעילות וארגון, חלקם טובים יותר וחלקם טובים פחות, חלקם חדשניים, וחלקם עתיקים. שלושת התובנות שלי הן:

  1. אף מתודולוגיה או כלי אינם מושלמים. טול את המתאים לך, וזרוק את השאר. לצורך הדוגמא: TQM מת, אבל חלקים מתוכו ממשיכים לחיות במתודולוגיות חדשות.
  2. אחת לתקופה (חודש, רבעון, שנה), קחו פסק זמן (שעה, יום שבוע). אספו את כל מה שהצטבר לערמה באמצע החדר, מיינו וסדרו מחדש. זה אינו ארגון מחדש, זהו היום כיפור של הסדר. במקרה שלי, שינוי הסדר של המסמכים הכספיים שלי ממבנה ארגוני (בנקים, חברות ביטוח) למבנה השקעות (שוטף, חסכונות, אשראי, פנסיה), עזר לי להאיר מחדש את המצבי הכלכלי.
  3. שתפו. בעל, רעיה, מנהלת, עובד, שותף עיסקי. לאו דווקא אותו אדם לכל נושא. השיתוף, מאפשר להאיר נושאים באור חדש, ולעזור במעקב. העובדה כי מישהו מציץ מעבר לכתף יכולה לעצבן, אך גם יכולה לדרבן ולכוון. אם הכוונתך לעשות דבר מה, והצהרת על כך בפני השותף, יצרת מחוייבות נוספת.

הכרה בבעיה, או בצורך איננה חצי הדרך. היא אבן דרך. היא גם לא יכולה להיות חצי הדרך, כי הדרך היא אינסופית. ניתן להתמודד עם סוגיות בודדות, אך לא למצוא פתרון קסמים.

ישנה גם בעיה בתובנה השניה. ישנו חוק פיסיקלי לא מוכר, שכאשר מסדרים, אם זרקנו X כמות נייר מתוך Y שהיה קודם לא נישאר עם Y-X, אלא עם Y+Z. החוק תקף עם לגבי קבצים, דואר אלקטרוני אבל לא לגבי גרביים.

נתקלתי בחברה שרצתה בקרה על קיום החלטות של ישיבות. לחברה כבר היה שרת Exchange. הצעתי להם לבצע ניסיון להתשמש במערכת ה-Tasks, ולנתב מטלות דרך ה-Outlook. החברה בחרה להתקין תכנה נוספת שמטרתה היחידה היא ניהול ביצוע החלטות. לאחר מספר חודשים הייתי במשרדי החברה, והבחנתי במסמך שהופק מהמערכת.

  • המטלה: דיווח על תאריך סיום מתוכן ליישום מערכת ה-ERP בארגון.
  • תאריך יעד: יומיים לפני תאריך המטלה.
  • תאריך הפקה: חודשיים לאחר תאריך המטלה.
  • סטטוס: חדש.

מוסר השכל, כלים שימושים רק אם משתמשים בהם.

אני משתמש במחברות, פתקאות ומחשב כף יד. הסדר והארגון שלי (לא לצחוק בקול רם) לא נובע מהם. הוא נובע מחזרה אליהם כל תקופה, שיתוף שלהם וסילוקם.

ד"ר ווטסון מציין כי אחד הדברים שהדהימו אותו בשרלוק הולמס היה העובדה שהולמס לא היה מודע כלל ל"תאוריה הקופרניקאית". הולמס הסביר כי הוא מתעלם כל דבר שאינו מסייע לו במטלותיו כבלש מייעץ.

גם זו דרך.

guidelines

רזוננס קוגינטיבי

כבר נאמר, תן לאדם פטיש וגו'. ג'ון טימר ב-Ars Techina מפנה למאמר ב-Journal of Consumer Research הטוען כי נעילת לקוח (Lock In) קוגניטיבית היא חזקה לא פחות מנעילה הנובעת מתלות חומרית או עלויות מעבר. כאשר הרגלים נרכשי, המתשמש משוכנע כי הדרך (או הכלי, לענין זה) הוא הטוב ביותר, ולו היה עליו (המשתמש) לפתח כלי או דרך, התוצאה היתה זהה.

זהו נדבך נוסף לאתגרים הכרוכים בשינויים במערכות מידע.

כאשר אני מציג מספר פתרונות ללקוח, כמעט תמיד תהיה הנטיה לכוון הפתרון הדומה ביותר למערכת האחרונה עמה הוא עבד. אני מכנה זאת רזוננס (הדהוד) קוגניטיבי. במצב של שינוי היה ניתן לצפות לדיסוננס קוגינטיבי – ההבנה כי יתכן שיפור בעקבות שינוי מחד וההתנגדות הנובעת מחשש מעצם השינוי. למעשה ההתנגדות מתגבשת מסביב לסביבה המוכרת יותר, ומעניקה לה אווירה של מצויינות.

הדבר בולט לעין בויכוחים בין אוהדי Firefox לחסידי Internet Explorer; משתמשי Windows ו-Linux וכדומה. ויכוחים אלו גולשים לעיתים מזומנות לתכונות האיזוטריות של התוכנות (המקרה הטוב), להפרעות הנפשיות של הצד השני (במקרה הנפוץ יותר) או לתחומי העיסוק של הורי הצד השני (במקרים קיצוניים).

מצב עניינים זה אינו רק בקרב הלקוחות, או המשתמשים. הוא קיים בקרב נותני שרות, מיישמים, מנהלי מערכות ואפילו יועצים – אנשים שהכרות עם טכנולוגיה היא לחם חוקם.

פלצות אוחזת בי כאשר אני רואה שימוש בפרוטוקול POP3 לא מאובטח לדואר אלקטרוני, שימוש ב-PPtP להתקשרות מרוחקת או שימוש ב-WEP (או בMAC Filtering) לאבטחת תקשורת אלחוטית. אני מתנצל על השימוש בדוגמאות טכניות, אך אלו הנקודה היא שמדובר בשימוש בפרוטוקולים גרועים הן מצד הישום העסקי שלהם והן מצד הישום הטכנולוגי שלהם. לכל שלושת הדוגמאות קיימות חלופות מזה מספר שנים, שיישומם אינו מורכב יותר מאלו הקיימים, והערך המוסף שלהם גבוהה בהרבה.

על ממנת שלא לשמור דיון זה ברמה התאורטית בלבד, אתייחס לשימוש בפרוטוקול POP3. זהו פרוטוקול המאפשר למשוך דואר משרת הדואר לתוכנת הדואר המקומית. כל ניהול הדואר (תיקיות, שימור דואר יוצא וכיוצא בזה) נעשה בלעדית על תחנת המשתמש. זהו הפרוטוקול החביב על ספקי אינטרנט, כי המשתמש מושך את הדואר משרת הספק, ומוריד את נטל התחזוקה והאיכסון מהספק.

לפרוטוקול זה קיים מתחרה בשם IMAP הקיים משנת 1998. בפרוטוקול זה הדואר נשמר ומנוהל על השרת, ותוכנת הדואר משמשת רק ככלי ניהול. שני הפרוטוקולים ניתנים להצפנה על ידי שימוש ב-SSL (קיים משנת 1996).

מדוע, אם כן, ממשיכים לראות שימוש נפוץ כל כך ב-POP3 ועוד בסביבות אירגוניות על ידי אנשים טכניים?

רזוננס קוגניטיבי. זה מה שעושה ספק האינטרנט, זה מה שהלקוח (המשתמש) רגיל. לא צריך להסביר או לנהל. יתר על כן – Outlook בגרסאותיו המוקדמות, לא תמך כלל ב-IMAP. תמיכה מוקדמת ב-IMAP התנגשה בתמיכה המובנית ב-Exchange. היות ו-Outlook הוא הכלי המוביל לניהול מידע אישי, מכאן שהוא הכלי הטוב ביותר, מכאן שהפרוטוקולים הנתמכים על ידו הם העדיפים.

קשה להתמודד ישירות עם רזוננס קוגניטיבי. העמדה של טיעונים לוגיים בלבד לשינוי יכולה ליצור התנגדות משני כיוונים עיקיריים:

  1. דיסוננס קוגניטיבי – הטיעונים משכנעים, אך החשש משינוי גדול מדי.
  2. איום על בעלי תפקידים – קבלת ההחלטות שלהם נראית שגויה, או שהם נראים כמי שאינם שולטים או מבינים את הטכנולוגיה.

במצב של התמודדות מול רזוננס קוגניטיבי כיועץ, מצאתי מספר דרכי להתמודד.

  • יצירת רזוננס חלופי. הצגת מערכות או שיטות כמובנות מאליהן.  ("קוד פתוח, כולם משתמשים בקוד פתוח: גוגל, יאהו, תע"א, בנק מזרחי…")
  • הצגת התחליף כמקור. (התקנת שרת Scalix או Zimbra במקום Exchange).
  • הגחכה (פרסומת ישנה של Sun אמרה "Running mission critical applications on NT Server, what do you people do for FUN?")

נשמע ילדותי? נכון, אבל אולי בלתי נמנע. לפחות כל עוד מי שתלוי המערכות מידע (אולי זה כולם?) לא ישקול את הסיכונים והסיכויים של הם פועלים.

home

שמרנות היא מסלול חד כיווני

שינוי בהנהלת חברה, והמנהלים החדשים רוצים Outlook כתוכנת דואר, ו-Exchange כשרת דואר. זאת לאחר שבשנים של מאמץ גמלתי את משתמשי החברה בעזרת Thunderbird ושרתי דואר מבוססי לינוקס.

התקנתי שרת Scalix וחיברתי את המשתמשים אליו באמצעות Outlook. המנהלים היו מרוצים – המשתשמים לא. יומיים לאחר ההתקנה משתמשים פונים אלי לברר האם ניתן להמשיך להשתמש בציפור האש גם מול ה"שרת של מיקרוסופט"…

מנכ"ל עייריה סיפר לי פעם על המעבר למיקור חוץ של קוראי שעוני המים. עובדי המחלקה התנגדו בחריפות לשינוי. לאחר כשנה התברר כי תהליך העבודה מול הקבלן פגום. אחת החלופות הראשונות אותן הציע מנכ"ל העירייה היה לחזור לניהול פנימי של השעונים. עובדי המחלקה שוב התנגדו בחריפות.

"שמרנות" הסביר לי המנכ"ל "היא כביש חד סטרי, חזרה לאחור גם היא שינוי, ולפיכך, דבר חדש".

terms

המתחרים של Vista

במבט ראשון, שני המתחרים העיקריים של Vista על שולחן העבודה הם המקינטוש ולינוקס, בעוד Google Documents ו-OpenOffice.Org מתחרים על תחום היישומים המשרדיים.

בפועל יש למיקרוסופט מתחרה קשה יותר: מיקרוסופט.

למתחרה יש מערכת הפעלה שולחנית לא רעה (XP), מערכת הפעלה ליישומים ישנים (98) ואפילו מערכת הפעלה המסוגלת לנצל חומרה חדשה ביתר יעילות לסביבה מרובת משתמשים (Server 2003).

אם נבחון סביבה משרדית של כ-10 משתמשים, נראה כי שדרוג או רכישה של מחשב אחד המתאים לסביבת Vista יכול לתמוך ב-5 עד 10 מתשתמשים בעזרת Windows Terminal Services של שרת Windows 2003. על ידי שימוש בלקוחות "רזים" או שיחזור מחשבים ישנים בעזרת מודול המיחזור של קאנרי, גם אין צורך לשדרג מחשבים נוספים.

בעוד Office 2007 מעניקה מתיחת פנים לסביבת הישומים המשרדיים, אין בה תוספת פונקציונלית מהותית על גרסאות XP או 2003, ולא בטוח כי ביצועיו טובים יותר.
סביבת Windows Live גם היא עומדת להתחרות מול הסביבה השולחנית והארגונית של מיקרוסופט, ולעקר את אחת האווזות העיקריות מחוות ביצי הזהב: הצרוף של Outlook על שולחן העבודה עם Exchange על השרת.

ויסטה הולך ומצטייר כמוצר צריכה לשוק הביתי. יתכן מיקרוסופט מייצרת ריבוי פלטפורמות בכוונה, היות והתפיסת המיחשוב השולחני שלה מאויים על ידי ארבע מגמות:

  1. מערכות כשרות: פונקציות שדרשו יישום ותחזוקה קיימות כשרות; בתשלום, בחינם או במימון של פרסומות. מערכות ניהול קשרי לקוחות, כמו זאת של Salesforce.com, היא דוגמה לכך.
  2. קוד פתוח ותוכנה חופשית: ישנה כבר כמות גדולה של התוכנות המופצות תחת רשיונות חופשיים, או שהתשלום העיקרי הוא עבור תמיכה ושרות, ולא עבור עצם השימוש.
  3. מיחשוב מרכזי: יכולות העיבוד, ניהול הזיכרון וקיבולת הדיסקים של מחשבי ה-PC הגיעו למצב בו ההשקעה במחשב בודד למשתמש נראית כבזבוז משאבים.
  4. וירטואליזציה: התגברות העוצמה המחשובית מאפשרת שימוש משותף לא רק בין משתמשים, אלא גם בין מערכות הפעלה ויישומים.

למיקרוסופט ישנם פתרונות כמעט בכל אחד מהתחומים הללו, אבל כל אחד מהם נוגס בגרעין ההכנסות ובמקור הכוח של מיקרוסופט: ישומים משרדיים על מחשבי PC, עם רישוי המניח משתמש בודד מול מחשב בודד.

מעבר לכך, המותג מטשטש. אם ניישם מערכת קשרי לקוחות כמו SugerCRM מול בסיס נתונים של אורקל על מערכת השרתים של אמזון (המתשמשת בטכנולוגית קוד פתוח של Xen), מיהו המותג? מיקרוסופט היא חברת מותג לא פחות (ואולי אפילו יותר) מאשר חברת תכנה. מצב של שיתוף פעולה בו מותג אחר עלול להאפיל אל המותג המיקרוסופטי הוא לא מצב עניינים נורמלי עבורם.

כאשר העולם המונוליטי של מיקרוסופט מתערער מבפנים, למשתמשים יש צורך לבחון את החלופות. אם בודקים את החלופות, מתגלה יקום שלם של אפשרויות.