תגית: outlook

marketing

דואר וארכיון

Gnizaאחת המטלות המתישות של יחידת מערכות המידע היא רדיפה אחר המשתמשים שתאי הדואר שלהם מתמלאים. על מנת להסיר ספק, אנשי IT אינם עושים זאת להנאתם האישים. אין לנו פטיש של תאי דואר קטנים1, אז למה אנחנו נודניקים כאלה, כאשר יש שרתי דואר המחזקים למעלה מ-200,000 תאי דואר2. ובכן:

  1. הצרוף הבלתי קדוש של Outlook ו-Exchange. יותר דואר = פחות ביצועים.
  2. הזבל. לא SPAM, אלא המצגות המתוקות עם החתולים ונופי שקעה מקסימים.
  3. הכל, ועכשיו. המתשמש רוצה להגיע לכל דבר דואר מכל מקום.
  4. אולי יום אחד זה יהיה חשוב. כמו שקיות הסופר שבמזווה.

אלמלא הסיבה הראשונה, ניתן היה לטעון כי זוהי רק סוגיה של שטח אכסון. ודיסקים, כידוע, זולים3.

כל זה מצביע על שימוש קלוקל בדוא"ל4, ובעיקר בנטיה להשתמש בוא כמערכת לניהול קבצים וגרסאות:

דיצה כותבת קובץ ושולחת לגילה ורינה. גילה עורכת את הקובץ ושולחת את התיקונים לדיצה ורינה, אבל גם לחדווה ולשמחה. שמחה מצרפת חוות דעת משפטית ושולחת לכולם, למעט לדיצה שבנתיים שלחה עותק מהתיקונים של גילה לצהלה, שהגיה אותן ושלחה לכולן.

כעת ילדים, מי ידע לומר מה כמות העותקים במערכת הדואר, מה העותק העדכני ביותר ואצל מי הוא נמצא?

כאשר משתמשים מתוסכלים שואלים אותי כיצר בכל זאת לשמור ארכיון, אני נמנע מההצעה בראשונה העולה בראשי5. היות ומרבית קהל היעד שלי משתמש ב-Outlook, הפתרון לכאורה הוא לשמור קבצי PST. דא עקא:

  • קבצי PST אינם מתפקדים בצורה יעילה מעל נפחים של כ-2GB.File
  • לא ניתן לפתוח אותם משני מקומות.
  • לא ניתן לגבות אותם בצורה יעילה.
  • ניתן להשתמש בהם רק מתוך Outlook.
  • ניהול קבצי PST ב-Outlook הוא מסורבל, גם למתמש עם הבנה טכנית.
  • ניהול קבצי ה-PST תלוי במשתמש.

יתר על כל האמור לעיל, האם באמת אנו רוצים לשמור ארכיון דואר?

על מנת להיות יעיל ארכיון הדואר צריך להיות מיושם ברמת שרת הדואר, כל שכל דואר נכנס או יוצא מתויק בו. האם אנו באמת רוצים שכל דבר דואר נכנס ויוצא יתויק? אם כן, הרי שהפתרון פשוט, מערכת הדואר תמחק כל דואר שנקרא על ידי המשתמש תוך זמן נתון, ואם עולה צורך, ניתן לשלוף את הדואר מהארכיב. הפתרונות קיימים כתוכנה6, כחומרה או כשרות.

פתרונות חלקיים אחרים ברמת המשתמש היא הקמת שרת דואר ארגוני נוסף, כגון Cyrus, שישמש בארכיון בלבד. מדוע לא להשתמש בשרת זה לצרכי הדואר האירגוני? אין סיבה שלא, למעט האובססיה של השימוש ב-Outlook ו-Exchange.

ישנן גם מערכות המעבירות את הדואר לשטח אחסון משני, ושומרות בשרת הדואר רק הפניה אליו. לכאורה פתרון אלגנטי, היות ומבחינה המתשמש אין שינוי בצורת העבודה, אך למעשה זהו פתרון מסוכן היות והוא יוצר תלות תפעולית של שרת הדואר במערכת חיצונית מחד, והוא ממסך את הבעיה ואינו פותר אותה.

הארכיון הטוב יותר הוא עדיין אחת משתי התמצונות המצורפות…

  1. יש לנו מספיק פטישים אחרים []
  2. ואלו נתונים משנת 2003 []
  3. ועל כך, בפוסט אחר []
  4. ושימוש חפוז בחרוז []
  5. Ctrl-A ואחר כך Shift-Delete []
  6. אפילו כתכנה חופשית []
home

במיקרוסופט לא מאמינים בקיצוצים

החברה שבה אני עובד הצטרפה לשיירת החברות המפטרות/מקצצות/מצמצמות. 50% מהחברה נשלחו מעבדות לחרות….
תוצר לואי הוא עשרות פגישות וישיבות צוות שנקבעו על ידי עובדים שפוטרו. פגישות אלו כולל שימוש במשאבים (כגון חדרי ישיבות).
מעיון במסמך עשה ואל תעשה של מיקרוסופט, עולה כי על מנת לבטל פגישה, על יוזם הפגישה לבטל אותה.
אינני יודע מי מכם ליווה תהליך פיטורים (או פוטר בעצמו). אך משום מה המפוטרים אינם נלהבים להתישב ליד המחשב שלהם ולדאוג לכך שחדרי הישיבות יהיו פנויים בחודשים הקרובים…. מעניין למה?

about

פגישה, חצי פגישה….

על חחוסר חיבתי ל-Outlook, כבר כתבתי בעבר. כיום אני נאלץ לא רק להתשמש בשיקוץ, אלא גם לנהל אותו, ולעודד את משתמשי החברה להשתמש בו לניהול זמן.

ניהול זמן הוא עסק לא קל, גם ביומני נייר, וגם בתכנות מתחרות, בעיקר כאשר מדובר בשתי יבשות, ובניהול של משאבים מצומצמים. האלמנט האנושי והטכנולוגי מתנגשים לעיתים קרובות.

ישנן תוכנות אחרות, כמו טוטוס, שנבנו מתוך מחשבה מעמיקה על מבנה נתונים גמיש ויעיל; צ'נדלר, המנסה לבנות ניהול מידע אישי מסביב לתא הדואר; וכמובן, יש את גוגל ויאהו. אך כל אחת מהן דורשת הכשרה יחודית, וצורת הסתכלות אחרת על ניהול זמן ומשאבים. לא כדי תוכנות כמו סקליקס או זימברה ויתרו על ניסיון לניהול זמן חלופי, ומחקים את המודל של Exchange, בעיקר מתוך רצון לתאימות עם Outlook.

כאן, אולי טמונה הבעיה של המנמ"ר. Outlook מחופר היטב הן בסביבה הארגונית והן בתודעת המשתמשים. Outlook גם קשור בטבורו לשרת Exchange של מיקרוסופט מחד, ולכלים ותוספים (כמו מחשבי כף יד) מאידך. עקירת Outlook מהסביבה הארגונית דורשת מאבק בחזיתות רבות מדי. קל מדי למנמ"ר לוותר, ולמשוך בכתפיו כאשר Outlook מתפוצץ מעומס יתר, מחליט לפצל פגישה, מסרב לשחרר משאב או מדכן פגישות לפי סדר לא נכון.

feedback

איפה אתה?

אתמול קיבלתי את אחת המחמאות הגדולות לבלוג:

למה אתה לא כותב?

ובכן, אני בשלבי מעבר האפל. מנמ"ר, שכיר, בחברה. עובד עם Outlook….

במהלך העשרים שנה האחרונות הייתי שכיר תקופה של שמונה חודשים. ההתלבטות גדולה. היכולת להשפיע ולעצב סביבת מיחשוב מורכבת ומעניינת לתקופה ארוכה, לעומת המגוון של מערכות, סביבות ואנשים בתקופות קצרות יחסית. הדגשים של יציבות, שמרנות ויחסי אנוש מול חדשנות ותדמית (עצמית וחיצונית) של אגרסיביות וקידמה.

אני לא בטוח שאוכל לשמר בלוג זה (חברה אמריקאית, לך תדע, Legal עובדים על זה…). אבל יהיה מעניין אם השקפת העולם שלי תישמר גם לאחר תקופה בפנים. אולי אני צריך לשנות את כתובות האתר ל-phb.sysnet.co.il.

help

גבינה חדשה

שינויים, שינויים.

נדדנו מרחובות לגני תקוה, עברנו מדירה לבית ועזבתי את מרבית פעילותי כעצמאי לטובת תפקיד ניהולי בחברה.

שינוי זה טוב, שינוי זה טוב1.

בבית אני משדרג את Kubuntu,  בבלג אני משדרג את WordPress, בעבודה אני יושב מול Window ו-Outlook.

שינוי זה טוב, שינוי זה טוב2.

  1. אום, אום, אום פדמה מה []
  2. שם []
Privatereport