international

פטיש ומסמר

"אם הכלי היחידי שברשותך הוא פטיש, אתה נוטה לראות כל בעיה כמסמר."

אברהם מאסלו

ישנה נטייה לראות במחשבים פתרון לבעיות שיתכן כי צריכות להבחן ברמה ניהולית או תפעולית. אך גם בשימוש עצמו בכלי מערכות המידע קצוי לבחון האם אתם מנסים להשתמש בכלי הנכון.

הדוגמאות הנפוצות הן:

  • שימוש ב-Word להכין מסמך מעוצב לדפוס – Word הוא מעבד תמלילים, השאירו או עבודת העיצוב למומחים העובדים ב-Indesign או תוכנות הוצאה לאור.
  • שימוש ב-PowerPoint להכין תמונות ולשלוח אותן בדואר – העלו את התמונות לשרות כמו פיקסה או פליקר. אם אתם חייבים לשלוח את התמונות בדוא"ל ישירות השתמשו בתוכנה כמו Photoshop, Paintshop Pro או Ifranview להכין את התמונות למשלוח.
  • לשלוח דוא"ל מעוצב – דואר מעוצב נשלח בקובץ HTML, וכל יחידה גרפית מצורפת אליו. הדואר גדל במידה ניכרת, ולא תמיד יופיע הצורה המתבקשת אצל השולח.

ישנן גם דוגמאות הפוכות, בהן הכלי המתבקש לביצוע המשימה דווקא אינו מתאים:
דוגמא ראשונה הייתה יצירת רשימת תפוצה. הכלי המתבקש היה רשימת אנשי הקשר מתוך Outlook. דא עקא שמיקרוסופט בנתה את הקישור בין Oulook לבין Word בצורה מסורבלת. פתרון יעיל יותר הוא לייצא את רשימת אנשי הקשר לתוכנת Excel, ולקשר את מכתב התפוצה אליו.

דוגמא משונה לא פחות היא בכוון ההפוך. מה את הצורך הוא ביצירת מכתב תפוצה שישלח בדוא"ל? Outlook מאפשר להוסיף נמענים כ-bcc (משמע שלא יראו ברשימת הנמענים), אך מטרתנו היא מכתב אישי, שבו כל נמען יראה את שמו. ישנן תוכנות יעודיות למטרה זו, אך אנו עוסקים בפטישים שברשותנו, והפטיש הוא Word. צרו מכתב תפוצה ובשלב המיזוג בחרו "דואר אלקטרוני" כיעד.

דוגמא אישית:

בחרתי בוורדפרס לניהול הבלוג הזה. זהו כלי בלוגים נוח, קל, חזק ועונה לצורך המסויים. כל כך התרגלתי אליו, עד שבשלב בחירת הכלי ניהול האתר, ניסיתי ליישם אותו ככלי ניהול האתר. הוא לא התאים. הכלי אותו בחרתי בסוף היה דרופל. כלי כבד יותר, שדרש יותר לימוד ותחזוקה, אך את התוצר ניתן לראות באתר שלי.
מה הלקחים המתבקשים:

  1. קבע את מטרותיך
  2. בחן האם הכלים שברשותך נועדו למטרות אלו, והאם ישנם כלים מתאימים יותר
  3. אל תנעל על כלי, אפילו אם הוא נוח לשימוש מסויים

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *

feed