האם למהר ולאמץ טכנולוגיה חדשה או לחכות עד להתיצבות ולירידת מחירים.בחינה של החלטה על אימוץ מערכת VoIP בשתי חברות תסייע להבין את השיקולים לכן ולכן.
שתי החברות הן חברות קטנות של כ-10 עובדים. חברה א הצטמצמה מנפח של כ-30 עובדים, חברה ב גדלה מהיקף של 3 עובדים ועברה לאתר חדש.
שני מנהלי החברות היו חשדניים לגבי יישום VoIP, ונטו מראש לכוון מרכזיות טלפוניה אנלוגית קטנות. הצגתי לפניהם שלוש אפשרויות יישום של מרכזיות VoIP:
- מרכזית VoIP קניינית של שחקנים ותיקים בשוק (Nortel, Cisco, Avaya)
- מרכזיה כשרות חודשי (IPCentrix או GlobCall)
- מרכזית VoIP מבוססת קוד פתוח (Asteriks)
אפשרות 1 נדחתה כמעט מיידית על שום העלויות הגבוהות, בקניה ובתחזוקה, בעיקר בהנתן כי מרכזיות אלו לא כמעט כל ערך מוסף לעומת מרכזיות אנלוגיות קיימות, או החלופות האחרות.
אפשרות 2 הייתה בעייתית לגבי שתי החברות ממספר סיבות:
- הספקים דרשו התחיבות של 36 חודשים
- בעוד עלויות הבסיס החודשיות נראו נמוכות, עבור כמעט כל שרות (כולל תא קולי), נדרש תשלום קטן נוסף. תשלומים אלו הביאו לעליה של עד 50% לעומת הצעות המחיר המקוריות.
- רמת הגמישות הייתה נמוכה מהצפוי לטכנולוגיה זו, ותכונות הנראות בסיסיות (קישור ממשרדים מרוחקים, התחברות מחו"ל) לא היו קיימים, או היו כרוכים בעלויות בלתי סבירות.
לחברה ב לא הייתה תשתית טלפוניה קיימת. לאור העובדה שמרכזיה מסבוססת על מערכת Asterisk, איננה יקרה בצורה מהותית ממרכזיה אנאלוגית, בחרה במסלול מספר 3.
לחברה א הייתה תשתית טלפוניה קיימת ופעילה. החלפת המרכזת למערכת VoIP הייתה מורידה את העלות של ההתקשרות עם אתרי החברה בחו"ל, אך לא הייתה משנה באופן מהותי את העלויות התפעוליות השוטפות או משנה בצורה מהותית או אופי העבודה בארגון.
ניתוח כספי הראה כי:
- אפשרות 2 הייתה חוסכת לארגון עלויות מיידיות בצורת שיחות מקומיות, אך לאור ההתחיבות לשלוש שנים, רווח זה היה נעלם לאחר שנתיים.
- אפשרות 3 הייתה מחייבת השקעה תשתית שהייתה מחזירה את עצמה רק לאחר לממעלה משנתיים.
לאור זאת בחרה חברה א מסלול אחר לחלוטין. לא לעשות דבר. החברה הפסיקה את תשלומי השרות למרכזת הקיימת. החברה החליטה שמסלול 2 או 3 יבחנו מחדש אם וכאשר החברה תשתנה בהיקף הפעילות שלה, או כאשר המרכזת הקיימת תפסיק לתפקד. למרות הסיכון, תפיסה זו חסכה לחברה הוצאות בצורה מיידית.
הלקחים שניתן ללמוד מהשוואת החברות הם דומים:
- קל יותר ליישם טכנולוגיה חדשה כאשר אין תשתית ותיקה אותה היא צריכה להחליף.
- ספקי פתרונות של טכנולוגיה חדשה מודעים לעובדה כי לרשותם פרק זמן מוגבל, והם מנסים לפצות על ידי נעילת הלקוח בחוזים ארוכי טווח ותמחור של כל ערך מוסף אפשרי.
- ניתן לנצל את זמן ההתבססות של טכנולוגיות חדשות לחסוך על ידי צימצום התמיכה בטענולוגיה ותיקה. לסעיף זה יש להתייחס בזהירות, ולבצע חקר סיכונים.
- במקרה של השווה בין טכנולוגיה כמוצר (הדורש רכישה) לבין טכנולוגיה כשרות (הדורש תשלום חודשי) יש לבצע ניתוח כספי של שנתיים לפחות לבחינת ההחזר על ההשקעה.
- פתרונות מבוססי קוד פתוח יכולים להציע גמישות גבוהה יותר, בתמחור נמוך יותר, מפתרונות קניינים.