סדר שיהיה פה!

עידן איננו בודד בתסכולו. גם יחידים וגם ארגונים סובלים מאותה בעיה. טכנולוגיה לא תמיד עוזרת, לעיתים היא גם מפריעה.

ישנם עשרות כלים ומתודולוגיות של ניהול אפקטיבי של זמן, פעילות וארגון, חלקם טובים יותר וחלקם טובים פחות, חלקם חדשניים, וחלקם עתיקים. שלושת התובנות שלי הן:

  1. אף מתודולוגיה או כלי אינם מושלמים. טול את המתאים לך, וזרוק את השאר. לצורך הדוגמא: TQM מת, אבל חלקים מתוכו ממשיכים לחיות במתודולוגיות חדשות.
  2. אחת לתקופה (חודש, רבעון, שנה), קחו פסק זמן (שעה, יום שבוע). אספו את כל מה שהצטבר לערמה באמצע החדר, מיינו וסדרו מחדש. זה אינו ארגון מחדש, זהו היום כיפור של הסדר. במקרה שלי, שינוי הסדר של המסמכים הכספיים שלי ממבנה ארגוני (בנקים, חברות ביטוח) למבנה השקעות (שוטף, חסכונות, אשראי, פנסיה), עזר לי להאיר מחדש את המצבי הכלכלי.
  3. שתפו. בעל, רעיה, מנהלת, עובד, שותף עיסקי. לאו דווקא אותו אדם לכל נושא. השיתוף, מאפשר להאיר נושאים באור חדש, ולעזור במעקב. העובדה כי מישהו מציץ מעבר לכתף יכולה לעצבן, אך גם יכולה לדרבן ולכוון. אם הכוונתך לעשות דבר מה, והצהרת על כך בפני השותף, יצרת מחוייבות נוספת.

הכרה בבעיה, או בצורך איננה חצי הדרך. היא אבן דרך. היא גם לא יכולה להיות חצי הדרך, כי הדרך היא אינסופית. ניתן להתמודד עם סוגיות בודדות, אך לא למצוא פתרון קסמים.

ישנה גם בעיה בתובנה השניה. ישנו חוק פיסיקלי לא מוכר, שכאשר מסדרים, אם זרקנו X כמות נייר מתוך Y שהיה קודם לא נישאר עם Y-X, אלא עם Y+Z. החוק תקף עם לגבי קבצים, דואר אלקטרוני אבל לא לגבי גרביים.

נתקלתי בחברה שרצתה בקרה על קיום החלטות של ישיבות. לחברה כבר היה שרת Exchange. הצעתי להם לבצע ניסיון להתשמש במערכת ה-Tasks, ולנתב מטלות דרך ה-Outlook. החברה בחרה להתקין תכנה נוספת שמטרתה היחידה היא ניהול ביצוע החלטות. לאחר מספר חודשים הייתי במשרדי החברה, והבחנתי במסמך שהופק מהמערכת.

  • המטלה: דיווח על תאריך סיום מתוכן ליישום מערכת ה-ERP בארגון.
  • תאריך יעד: יומיים לפני תאריך המטלה.
  • תאריך הפקה: חודשיים לאחר תאריך המטלה.
  • סטטוס: חדש.

מוסר השכל, כלים שימושים רק אם משתמשים בהם.

אני משתמש במחברות, פתקאות ומחשב כף יד. הסדר והארגון שלי (לא לצחוק בקול רם) לא נובע מהם. הוא נובע מחזרה אליהם כל תקופה, שיתוף שלהם וסילוקם.

ד"ר ווטסון מציין כי אחד הדברים שהדהימו אותו בשרלוק הולמס היה העובדה שהולמס לא היה מודע כלל ל"תאוריה הקופרניקאית". הולמס הסביר כי הוא מתעלם כל דבר שאינו מסייע לו במטלותיו כבלש מייעץ.

גם זו דרך.

handbook

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *

e-mail

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

partner