היות וגוגל החליטו לבטל סופית את מסלול החינם של ה-G-Suite שלהם. הגיע הזמן להחליט אם להישאר ולשלם, או לעבור לספק אחר. היות ואיני חסיד של המערכת של גוגל, ובנוסף המחיר לא היה תחרותי מול כמעט כל חלופה אחרת שהתאימה לי, החלטתי לעבור.
אמ;לק: עברתי למיקרוסופט. בעיקר כי קיבלתי הנחה שהפכה את המוצר שלהם לתחרותי.
מה שחיפשתי היה חבילה מנוהלת שכוללת דואר, יומן, אכסון ענן (מה שנקרא Productivity Suite, אני אתייחס לחבילה זו בשם דואר מכאן והלאה). הדגש על מנוהלת מופיע כי ישנם לא מעט מוצרים, מסחרים וקוד פתוח, אותם ניתן להתקין על מערכת בבית או על שרת בענן. שרתי Synology, למשל, כוללים חבילת דואר, מערכת MailCow היא מערכת מבוססת על קוד פתוח אותה ניתן להתקין על שרת לינוקס בענן או בבית.
הכלכליות של פתרונות אלו תלויה בכמות המשתמשים שיש (לי יש ארבע), כמות המתחמים (Domains), הזמן שלכן ועלויות התפעול (שרתי הענן או ה-UPS בבית למשל).
כאמור, ההצעה של מיקרוסופט (לאחר ההנחה) יצאה משתלמת יותר מהפתרונות של FastMail, Zoho, Google או המערכת המנוהלת של MailCow. לטווח ארוך, כמובן, יהיה צורך לבחון את הפתרונות מחדש.
תהליך המעבר איננו פשוט, בעיקר לאדם שאיננו טכני. ישנם שירותים המסייעים בניוד המידע בין ספקים שונים, אך המחיר יכול להיות גבוה. Bittitan, למשל מתחיל ב-$12 למשתמש. גם הספקים עצמם מציעים שירותים ממין זה, עם כי המקרה שלי, שרות ההגירה האוטומטי של מיקרוסופט דורש יכולות הקיימות רק בשרות בתשלום של גוגל (ולי היה רק השרות החינמי). לאחר קריאה של השלבים בהגירה, תוכלו להעריך אם העלות סבירה לכם.
החלק הפשוט ביותר, יחסית, הוא העברת הדואר. היות ולכל השירותים יש ממשק בפרוטוקול IMAP, ניתן לשאוב את תיבות הדואר מהשרות הישן לחדש.
אמרתי יחסית, כי יש צורך בסיסמאות להעברה, ובמערכות מבוססות MFA, זאת לא יכולה להיות הסיסמה של המשתמש אלא סיסמת אפליקציה ייעודית שהמשתמש צריך ליצור לטובת התהליך. עם ארבעה משתמשים זה לא נורא, בסביבה עם הרבה משתמשים שאינם באותו מקום, זה יכול לקחת זמן.
העברת הדואר לא תכלול חוקים (אם הגדרתם כאלו), ויהיה צורך ליצר אותם מחדש.
יומנים וספרי טלפונים צריך לייצא מהמערכת הישנה ולייבא לחדשה. לא מסובך מידי, אבל צריך לעשות זאת מול כל חשבון. אם משתמשים ב-Outlook או Thunderbird ניתן להתחבר לשני החשבונות ולגרור מאחד לשני.
להעברת קבצים, הדרך הנוחה ביותר היא להתקין את תכנות הסנכרון של שני הספקים ולגרור את הקבצים מאחד לשני. יש לזכור שמה שלא יעבור, הוא שיתופי קבצים. פתרון זה יכול להיות בעייתי אם יש לכם הרבה קבצים, ואולי יידרש דיסק חיצוני לסייע במעבר.
אם השתמשת בחשבון ה-Google Workspace לגיבוי הטלפון שלכם. ניתן ליצר חשבון פרטי ולעבור עליו. אם צריך ניהול ארגוני, למיקרוסופט יש שרות ממין זה בתשלום נוסף, וכמו כן קיימים כלי צד ג׳ נוספים.
ישנם דברים אותם לא ניתן להגר:
- קבוצות וכתובות דואר חלופיות (Aliases) צריך לייצר מחדש.
- התקשרויות ב-Chat לסוגיו. אפשר לייצא את תוכן השיחות כקובצי טקסט, אבל צרופות והדגשות יאבדו.
- שימוש בשרות להיכנס לשרות אחר (Login with Google). כדי להיכנס להגדרות החשבון ולראות אלו אתרי צד ג׳ מתבססים על השרות, ולעבור לזיהוי עם סיסמה.
- רכישות שנעשו דרך השרות. יתכן כי ניתן להעביר אותם לחשבונות פרטיים.
- אלבומי תמונות.
כאן ממקום להזכיר את שרות ה-Takeout של גוגל, שמאפשר לייצא את כל המידע מהחשבון. הוא אפילו מאפשר לשמור אותו לאחסון ענן מתחרה (אם כי במקרה של מיקרוסופט, רק לשרות האישי, ולא הארגוני). זה כלי שימושי בעיקר לטובת תמונות.
חלופות
הנחת היסוד של מעבר לשרות כוללני לא תמיד מתאימה. אפשרות נוספת היא לפצל את הצרכים בין מספר ספקים. אין מניעה להשתמש בדואר מספק אחד, אכסון מספק שני, יומנים מספק שלישי וכן הלאה. היתרון של הפיצול הוא שמעבר מנותן שרות אחד לאחר לא מחייב הגירה של כלל השירותים, וניתן לבחור את הספק המתאים ביותר לכל שרות.
החסרונות הם לרוב בעלות ובניהול השוטף. כל שרות יעודי יכול להיות זול יותר משורות כוללני (למרות שזה לא תמיד המצב), וצריך לנהל חשבונות על כל שרות. ניתן להוסיף מערכות לניהול חשבונות מרכזיים, בעלות נוספת, אך מערכות אלו וההטמעה שלהן אינו פשוט.