תע"ר – מתודולגיה לניהול פרויקט

איש מכירות הסביר לי כי החברה שהוא מייצג היא אמריקאית, וחברות אמריקאיות לוקחות את ניסיונן ומיצרות ממנו מתודולגיות עבודה. הרעיון נשא חן בעיני, והחלטתי לפרסם מתודולוגית עבודה לניהול פרויקטים שנתקלתי בה לא מעט פעמים, אם אינני סבור שגובשה בצורה מסודרת. קבלו את תע"ר.

תע"ר – ראשי תיבות ((כי חייבים ראשי תיבות)) לתרנגולת ערופת ראש ((מקור השם הוא העובדה כי תרנגלת יכולה להמשיך לנוע גם לאחר שערפת את ראשה, וחוצמזה ראשי תבות מגניבים)). מתודולוגיה מונחית מבחן תוצאה להתמודדות עם מצב משבר בפרויקט.

הצורך בתע"ר נובע מהעובדה כי הטלת אחריות פשוטה לגורם אחר בארגון או מחוצה לו היא פאסה, נלעסה עד דק ((שימו לב לערוב המטפורות)), ואינה מעניקה למשתמש בה תועלת. במקרה הטוב, היא מונעת מהמשתמש נזק. זאת היות והטלת אחריות פשוטה היא תהליך פסיבי וראקטיבי.

כיצד פועלת מתודולוגית תע"ר:

במצב של משבר בפרויקט ((אי עמידה ביעדים, לוחות זמנים וכיו"ב)), אין לבוא בטענות אל הגורם האחראי האמיתי של המשבר בצורה ישירה ((לצורך ההבהרה, מי שמתשתמש במתודולגית תע"ר, לעולם אינו אחראי או אשם, אם אתם חשים אחראיים למצב מסויים, אסור באיסור חמור להשתמש במתודולוגיה זו, האשם האמיתי הוא מישהו אחר)). יש להאשים את כולם.

דא עקא, שלא ניתן להאשים את כולם. כך כאן טמון היופי האמיתי של תע"ר. יש לגייס כל מי שאיננו בעמדת מואשם לסייע בפתרון הבעיה.

דוגמה פשוטה:

מכונת הקפה לא עובדת. יש לבוא בטענות אל:

• חברת מקורות (הם מספקים מים)
• חברת החשמל (חשמל למכונת הקפה ולמשאבה המזרימה מים אליה)
• החשמלאי (נו, ברור)
• איש האזעקה (אזעקה עובדת על חשמל, לא?)
• איש האחזקה של הבנין (שאחראי על החשמל והמים)
• החברה המתעסקת במערכות כיבוי האש (אש מכבים עם מים)

לאחר מטח הטענות הראשון יש לירות את מטח הטענות השני:

• הם לא מקצועיים (החשמלאי אפילו הודה שהוא לא מבין במכונות קפה)
• הם מתחמקים (צוות כיבוי האש טוען כי המערכות שלהם מבוססות קצף, גז ואבקה)
• הם חושבים שאנחנו טיפשים (איש האזעקה מדבר על מתח נמוך, מתח חילופין, מזה השטויות האלו)
• הם גסים (מוקדן חברת החשמל צחק עלינו)

כטת מגייסים את יחידות העתודה ששמרנו.

• מזעיקים את יו"ר הועד המנהל לנצל את קשריו עם מנכ"ל מקורות
• מבקשים מהמנכ"ל לנהל שיחה רצינית עם בעלי הבנין
• דורשים מנהל מערכות המידע לבחון חלופות מבוססות לינוקס למכונת הקפה
• מזמינים מהרכש והנהלת החשבונות את כל המסמכים של השנתיים האחרונות הנוגעים לקפה
• שואלים את מחלקת כח אדם אם ניתן לקבל דו"ח כניסה ויציאה של עובדים
• מטילים על מזכירת החברה להצליב את המידע מכוח אדם עם המידע מהרכש

חשוב מאוד, בכל שלב, להפנות את הטענות לגורם שמעורבותו בפרויקט נמוכה ככל האפשר. במידה והדבר אינו מסתייע, ניתן לנקוט מסלול חליפי ולפנות למנהל, כפיף או מקביל. כך ניתן לקבל אפקט שימושי של טלפון שבור.

לא פחות חשוב, לקיים את השלב השני בקול רם, ולערב כמה שיותר גורמים בארגון. עם זאת יש להקפיד לדווח לכל גורם בארגון בנפרד.

התוצאות מרשימות. ספקי המשנה, כמו גם הגורמים המעורבים בארגון, יהיו מתוחים וחשדנים המטענות המופנות אליהם. חלקם ינסו להסביר, חלקם ינסו להתחמק. בכל מקרה הארגון יראה כי משתמש התע"ר צדק. בתוך הארגון, מחלקות אליהן מופנות טענות, או שמהן מבקשים עזרה, ישקיעו זמן ומשאבים להבין מה בכלל הבעיה, או בלפשר בין מחלקות הניצות זו בזו.

תע"ר איננה מתודולוגיה טריוויאלית, והיא דורשת הכנה מראש:

• אסור באיסור חמור לקיים ניהול סיכונים. ישנם רק שני מצבי סיכון 0 ו-100, כך שבכל מקרה הסיכוי הוא 50%.
• יש להמנע מישיבות בהן עלולות לעלות סוגיות מפתח. המהדרין כן מגעים לפגישה, באיחור, או מקדימים לצאת.
• אין לפתוח דברי דואר העלולים להכיל מידע שיפגע בתהליך תע"ר. במידה ודבר דואר כזה נפתח, יש להשתמש ביכולות Reply All של תכנת הדואר עם השאלה "מה? לא הבנתי" ((היעילות של התשובה עולה בסדר הנדסי עם כמות המכותבים)).
• יש להמנע מהבנה הצדדים הטכניים של התהליך, ועדיף לא להבין בדברים טכניים כלל ((כולל: מחשבים, טלפונים סלולריים, ברזים או עטים כדוריים)).

חשוב לזכור שתמיד יהיו גורמים, בארגון או מחוצה לו, שינסו לטרפד את השימוש במתודולוגיה תע"ר. השיטות עלולות להיות מתודולוגיות – כמו ניהול סיכונים, בדיקות ישימות או בקרת איכות רחמנה ליצלן. כמו כן עלולים להשתמש בשיטות מכניות זולות של סיכומי פגישות, רשימת מטלות או שיקוץ הגנט.

נגד השיטות המתודולגיות קל להתמודד, הן יקרות, גוזלות זמן ולא נותנות מידע שאנו כבר יודעים.

למרבית ההפתעה, עם נגד השיטות המכניות לא קשה להתמודד. הזכרון הפרטי שלנו תמיד יהיה טוב יותר מסיכומי פגישות שנערכות אי אז לפני זמן. עובדה, התחזית האורווליאנית של 1984 לא התקיימה…