אחת המטלות המתישות של יחידת מערכות המידע היא רדיפה אחר המשתמשים שתאי הדואר שלהם מתמלאים. על מנת להסיר ספק, אנשי IT אינם עושים זאת להנאתם האישים. אין לנו פטיש של תאי דואר קטנים ((יש לנו מספיק פטישים אחרים)), אז למה אנחנו נודניקים כאלה, כאשר יש שרתי דואר המחזקים למעלה מ-200,000 תאי דואר ((ואלו נתונים משנת 2003)). ובכן:
- הצרוף הבלתי קדוש של Outlook ו-Exchange. יותר דואר = פחות ביצועים.
- הזבל. לא SPAM, אלא המצגות המתוקות עם החתולים ונופי שקעה מקסימים.
- הכל, ועכשיו. המתשמש רוצה להגיע לכל דבר דואר מכל מקום.
- אולי יום אחד זה יהיה חשוב. כמו שקיות הסופר שבמזווה.
אלמלא הסיבה הראשונה, ניתן היה לטעון כי זוהי רק סוגיה של שטח אכסון. ודיסקים, כידוע, זולים ((ועל כך, בפוסט אחר)).
כל זה מצביע על שימוש קלוקל בדוא"ל ((ושימוש חפוז בחרוז)), ובעיקר בנטיה להשתמש בוא כמערכת לניהול קבצים וגרסאות:
דיצה כותבת קובץ ושולחת לגילה ורינה. גילה עורכת את הקובץ ושולחת את התיקונים לדיצה ורינה, אבל גם לחדווה ולשמחה. שמחה מצרפת חוות דעת משפטית ושולחת לכולם, למעט לדיצה שבנתיים שלחה עותק מהתיקונים של גילה לצהלה, שהגיה אותן ושלחה לכולן.
כעת ילדים, מי ידע לומר מה כמות העותקים במערכת הדואר, מה העותק העדכני ביותר ואצל מי הוא נמצא?
כאשר משתמשים מתוסכלים שואלים אותי כיצר בכל זאת לשמור ארכיון, אני נמנע מההצעה בראשונה העולה בראשי ((Ctrl-A ואחר כך Shift-Delete)). היות ומרבית קהל היעד שלי משתמש ב-Outlook, הפתרון לכאורה הוא לשמור קבצי PST. דא עקא:
- קבצי PST אינם מתפקדים בצורה יעילה מעל נפחים של כ-2GB.
- לא ניתן לפתוח אותם משני מקומות.
- לא ניתן לגבות אותם בצורה יעילה.
- ניתן להשתמש בהם רק מתוך Outlook.
- ניהול קבצי PST ב-Outlook הוא מסורבל, גם למתמש עם הבנה טכנית.
- ניהול קבצי ה-PST תלוי במשתמש.
יתר על כל האמור לעיל, האם באמת אנו רוצים לשמור ארכיון דואר?
על מנת להיות יעיל ארכיון הדואר צריך להיות מיושם ברמת שרת הדואר, כל שכל דואר נכנס או יוצא מתויק בו. האם אנו באמת רוצים שכל דבר דואר נכנס ויוצא יתויק? אם כן, הרי שהפתרון פשוט, מערכת הדואר תמחק כל דואר שנקרא על ידי המשתמש תוך זמן נתון, ואם עולה צורך, ניתן לשלוף את הדואר מהארכיב. הפתרונות קיימים כתוכנה ((אפילו כתכנה חופשית)), כחומרה או כשרות.
פתרונות חלקיים אחרים ברמת המשתמש היא הקמת שרת דואר ארגוני נוסף, כגון Cyrus, שישמש בארכיון בלבד. מדוע לא להשתמש בשרת זה לצרכי הדואר האירגוני? אין סיבה שלא, למעט האובססיה של השימוש ב-Outlook ו-Exchange.
ישנן גם מערכות המעבירות את הדואר לשטח אחסון משני, ושומרות בשרת הדואר רק הפניה אליו. לכאורה פתרון אלגנטי, היות ומבחינה המתשמש אין שינוי בצורת העבודה, אך למעשה זהו פתרון מסוכן היות והוא יוצר תלות תפעולית של שרת הדואר במערכת חיצונית מחד, והוא ממסך את הבעיה ואינו פותר אותה.
הארכיון הטוב יותר הוא עדיין אחת משתי התמצונות המצורפות…