לפתור את האתגר הגדול של מערכות המידע

מיכאל ויזרד כותב על ההתמודדות על של עסקים עם היחסים בין מערכות מידע לתהליך העסקי:

"אינך יכול לנהל את שאינך רואה. אפילו אם אתה רואה, אין זה סימן שאתה מבין. אחת מהבעיות המהותיות כיום הוא שלא ניתן לקבל החלטה עסקית בעלת ערך ללא התחלפת פעילות כלשהיא בתחום מערכות המידע."

ויזרד מתיחס במאמרו בעיקר למנמ"רים בארגונים גדולים. העדר התקשורת בין התהליך העסקי למערכות המידע מוביל, לדבריו:

"… מנמ"רים אינם מסוגלים לניהל שיחה כנה עם המקבילים העסקיים שלהם על העלויות האמיתיות של מערכות המידע לתהליך העסקי…"

ומכאן שמתחיל תהליך של:

"… חיפוש מבוהל למודל התיחסות בחבילות התוכנה של סאפ או אורקל הקרובים מספיק למודל העסקי, ולנסות ככל האפשר לדחוס את המודל העסקי ליכולות התוכנה…"

ויזרד נוגע כאן בעקיפין בסוגיה של מיקום המנמ"ר והיכולות הנדרשות ממנו. מצב זה קשה שבעתיים בעסקים קטנים ובינוניים, בהם תפקיד המנמ"ר, לעיתים מזומנות, אינו קיים כלל. עסקים אלו אינם מבחינים בין מחשב למערכת מידע.

אין רע בלבחור בחבילת מדף לניהול עסקי, או ניהול תהליך עסקי. אך האם הבחירה מושכלת? כפי שמציין ויזרד, אם כל המתחרים שלך משתמשים באותה תכנת מדף, איזה יתרון עסקי היא מעניקה לך?

עבור עסקים קטנים ובינוניים רבים מדי, מערכות מידע הם Cost Center, והדגש העסקי הוא על מציאת הפתרונות בעלות הנמוכה ביותר. זאת כאשר לעיתים מזומנות, פתרונות כבר יכולים להיות קיימים בתוך הארגון, או ניתנים ליישום במסגרות שונות, כמו שינוי התהליך העסקי.

הפתרון של ויזרד היא פעילות אקטיבית יותר של המנמ"ר. פתרון זה, על פי רב, אינו ישים בעסק קטן או בינוני. בעסק קטן או בינוני, על בעל העסק להיות היוזם. היות ובמקרים ממין זה חלק ניכר מהפעילות שאיננה פעילות הליבה של העסק נעשית על ידי מיקור חוץ, על בעל העסק לוודא כי כל פעילות עסקית חדשה מתואמת עם כל הספקים הכרוכים בתהליך.לצורך הדוגמא, במידה והעסק נעזר עם יועץ ארגוני, מנהל חשבונות וחברת מחשבים, יש לבחון את הפעילות העסקית מול שלושתם, לכל הפחות. לבחון, לענין זה הוא תהליך של הזנה הדדית בין הגורמים השונים, ולא רק קבלת משוב של השלכות עלות.

במקרה בו נתקלתי לאחרונה יישם ארגון מערכת תומכת החלטות לצורך מעקב אחר סיכומים והחלטות של ישיבות הנהלה. המערכת נרכשה ויושמה ללא בחינה של המערכות הקיימות – כאשר שתיים ממערכות התוכנה הארגוניות הקיימות היו יכולות לבצע (בצורה חלקית או מלאה) את הצורך העסקי.

חשיבה, תכנון והתיעצות יכולים לעיתים להפוך Cost Center ל-Profit Center. אפילו אם לא, הם יכולים למנוע הקמת Cost Center חדש, או לצמצם את העלויותיו.