תגית: דואר אלקטרוני

קטגוריות
ניהול

RE: RE: RE – רע! רע! רע!

לפני זמן מה (באחד האמשים, אם תרצו), נקראתי לייעוץ להחלפות מערכת גיבוי. מנהל המערכת רצה טייפ רובוטי חדש, היות והנוכחי לא עמד בקיבולת הנחוצה, ומנהל הכספים רצה (איך לא?), פתרון זול יותר.

האתר לא היה גדול במיוחד, והקיבלת של המערכת נראתה תואמת לצרכים. סקירה מהירה הראתה כי שרת הקבצים ושרת בסיס הנתונים לא יצרו עומס גדול במיוחד על מערכת הגיבוי. הנפחים הגדולים, מסתבר, הגיעו משרת הדואר הארגוני.

גם מנהל המערכת וגם מנהל הכספים הופתעו. הם הוציאו נוהל כי על המשתמשים לתייק את הדואר לתיקיות נושאיות ולהיפטר מדואר זבל שחצה את מסנן הדואר.

הצעתי להם לחפש בכל תיקיות הדואר היוצא (Sent Items בלע"ז), כל דבר דואר העונה לקריטריונים הבאים:

  1. מתחיל ב-RE: RE: RE
  2. כולל את הביטוי "ענק!"
  3. כולל שניים או יותר סימני קריאה

נפח הנתונים של שרת הדואר צנח ב-60%. כמות המצגות עם חתולים חמודים עושים עמידות ידיים, הגיגים אפויים למחצה מלווים בתמונות תואמות ובדיחות קרש מהן ניתן להקים פיגומים למגדלי עזריאלי הייתה מדהימה.

לא פחות מטרידה הייתה כמות המסמכים והמצגות שהועברו בתוך הארגון בין עובדים לעיון ועריכה.

כמה לקחים:

  • גם אם קיבלתם את הבדיחה או המצגת האולטימטיבית – חשבו פעמיים לפני שאתם מעבירים אותה הלאה. אם החלטת כי היא ראויה, אולי עדיף להתשתמש באחד מאתרי השיתוף, ולשלוח קישור.
  • התיחסו לנמענים שלכם בכבוד. אל תלחצו Forward ומיד Send. נקו מהדואר את כל שאריות התכתובות הקודמות ופרסומות אתרי ה-WebMail. נסו לפחות להראות כאילו אכפת לכם מהנמענים.
  • הפעילו מעט שיקול דעת לפני שאתם מקישים Ctrl-A על רשימת הכתובות שלכם ושולחים את הדואר לכוווולם.
  • האם אני באמת צריך להזכיר לכם כי לא שולחים לכל רשימת התפוצה תחת TO:?
  • אם הדואר הוא בתוך הארגון, אל תשלחו את הקובץ. שימו אותו במקום משותף ושילחו קישור.

מסר נוסף אותו אני מנסה להעביר בארגונים: Sent Items הוא מקום מיותר. שלחו עותק נסתר (BCC) לעצמכם. כך הוא יופיע בתיבת הדואר הנכנס, ואם הוא חלק מדיון, הוא גם יצטרף לשירשור. כאשר תתייקו את הדואר, גם דברי הדואר היוצא יהיו חלק מהתהליך. יתר על כן, אם אתם עדיין משתמשים בשרותי דואר כמו POP3 (הנפוץ אצל מרבית ספקי האינטרנט), הדואר היוצא יגיע אל השרת, ולא ישאר מיותם עם על הדיסק המקומי.

למרבית הצער, לא מעט תוכנות דואר מתעקשות להשתמש ב-Sent Items. במקרה זה, פשוט נקו אותו אחת לשבועיים או שלושה.

אם הדואר הוא של מקום העבודה שלכם, אל תשתמשו בו בקלות דעת. שרתי דואר ארגוניים יכולים להיות נתונים לביקורת. לא חסרים שרותי דואר בחינם או בעלות נמוכה לצרכים פרטיים.

קטגוריות
ניהול

סדר שיהיה פה!

עידן איננו בודד בתסכולו. גם יחידים וגם ארגונים סובלים מאותה בעיה. טכנולוגיה לא תמיד עוזרת, לעיתים היא גם מפריעה.

ישנם עשרות כלים ומתודולוגיות של ניהול אפקטיבי של זמן, פעילות וארגון, חלקם טובים יותר וחלקם טובים פחות, חלקם חדשניים, וחלקם עתיקים. שלושת התובנות שלי הן:

  1. אף מתודולוגיה או כלי אינם מושלמים. טול את המתאים לך, וזרוק את השאר. לצורך הדוגמא: TQM מת, אבל חלקים מתוכו ממשיכים לחיות במתודולוגיות חדשות.
  2. אחת לתקופה (חודש, רבעון, שנה), קחו פסק זמן (שעה, יום שבוע). אספו את כל מה שהצטבר לערמה באמצע החדר, מיינו וסדרו מחדש. זה אינו ארגון מחדש, זהו היום כיפור של הסדר. במקרה שלי, שינוי הסדר של המסמכים הכספיים שלי ממבנה ארגוני (בנקים, חברות ביטוח) למבנה השקעות (שוטף, חסכונות, אשראי, פנסיה), עזר לי להאיר מחדש את המצבי הכלכלי.
  3. שתפו. בעל, רעיה, מנהלת, עובד, שותף עיסקי. לאו דווקא אותו אדם לכל נושא. השיתוף, מאפשר להאיר נושאים באור חדש, ולעזור במעקב. העובדה כי מישהו מציץ מעבר לכתף יכולה לעצבן, אך גם יכולה לדרבן ולכוון. אם הכוונתך לעשות דבר מה, והצהרת על כך בפני השותף, יצרת מחוייבות נוספת.

הכרה בבעיה, או בצורך איננה חצי הדרך. היא אבן דרך. היא גם לא יכולה להיות חצי הדרך, כי הדרך היא אינסופית. ניתן להתמודד עם סוגיות בודדות, אך לא למצוא פתרון קסמים.

ישנה גם בעיה בתובנה השניה. ישנו חוק פיסיקלי לא מוכר, שכאשר מסדרים, אם זרקנו X כמות נייר מתוך Y שהיה קודם לא נישאר עם Y-X, אלא עם Y+Z. החוק תקף עם לגבי קבצים, דואר אלקטרוני אבל לא לגבי גרביים.

נתקלתי בחברה שרצתה בקרה על קיום החלטות של ישיבות. לחברה כבר היה שרת Exchange. הצעתי להם לבצע ניסיון להתשמש במערכת ה-Tasks, ולנתב מטלות דרך ה-Outlook. החברה בחרה להתקין תכנה נוספת שמטרתה היחידה היא ניהול ביצוע החלטות. לאחר מספר חודשים הייתי במשרדי החברה, והבחנתי במסמך שהופק מהמערכת.

  • המטלה: דיווח על תאריך סיום מתוכן ליישום מערכת ה-ERP בארגון.
  • תאריך יעד: יומיים לפני תאריך המטלה.
  • תאריך הפקה: חודשיים לאחר תאריך המטלה.
  • סטטוס: חדש.

מוסר השכל, כלים שימושים רק אם משתמשים בהם.

אני משתמש במחברות, פתקאות ומחשב כף יד. הסדר והארגון שלי (לא לצחוק בקול רם) לא נובע מהם. הוא נובע מחזרה אליהם כל תקופה, שיתוף שלהם וסילוקם.

ד"ר ווטסון מציין כי אחד הדברים שהדהימו אותו בשרלוק הולמס היה העובדה שהולמס לא היה מודע כלל ל"תאוריה הקופרניקאית". הולמס הסביר כי הוא מתעלם כל דבר שאינו מסייע לו במטלותיו כבלש מייעץ.

גם זו דרך.

קטגוריות
מערכות מידע

רזוננס קוגינטיבי

כבר נאמר, תן לאדם פטיש וגו'. ג'ון טימר ב-Ars Techina מפנה למאמר ב-Journal of Consumer Research הטוען כי נעילת לקוח (Lock In) קוגניטיבית היא חזקה לא פחות מנעילה הנובעת מתלות חומרית או עלויות מעבר. כאשר הרגלים נרכשי, המתשמש משוכנע כי הדרך (או הכלי, לענין זה) הוא הטוב ביותר, ולו היה עליו (המשתמש) לפתח כלי או דרך, התוצאה היתה זהה.

זהו נדבך נוסף לאתגרים הכרוכים בשינויים במערכות מידע.

כאשר אני מציג מספר פתרונות ללקוח, כמעט תמיד תהיה הנטיה לכוון הפתרון הדומה ביותר למערכת האחרונה עמה הוא עבד. אני מכנה זאת רזוננס (הדהוד) קוגניטיבי. במצב של שינוי היה ניתן לצפות לדיסוננס קוגינטיבי – ההבנה כי יתכן שיפור בעקבות שינוי מחד וההתנגדות הנובעת מחשש מעצם השינוי. למעשה ההתנגדות מתגבשת מסביב לסביבה המוכרת יותר, ומעניקה לה אווירה של מצויינות.

הדבר בולט לעין בויכוחים בין אוהדי Firefox לחסידי Internet Explorer; משתמשי Windows ו-Linux וכדומה. ויכוחים אלו גולשים לעיתים מזומנות לתכונות האיזוטריות של התוכנות (המקרה הטוב), להפרעות הנפשיות של הצד השני (במקרה הנפוץ יותר) או לתחומי העיסוק של הורי הצד השני (במקרים קיצוניים).

מצב עניינים זה אינו רק בקרב הלקוחות, או המשתמשים. הוא קיים בקרב נותני שרות, מיישמים, מנהלי מערכות ואפילו יועצים – אנשים שהכרות עם טכנולוגיה היא לחם חוקם.

פלצות אוחזת בי כאשר אני רואה שימוש בפרוטוקול POP3 לא מאובטח לדואר אלקטרוני, שימוש ב-PPtP להתקשרות מרוחקת או שימוש ב-WEP (או בMAC Filtering) לאבטחת תקשורת אלחוטית. אני מתנצל על השימוש בדוגמאות טכניות, אך אלו הנקודה היא שמדובר בשימוש בפרוטוקולים גרועים הן מצד הישום העסקי שלהם והן מצד הישום הטכנולוגי שלהם. לכל שלושת הדוגמאות קיימות חלופות מזה מספר שנים, שיישומם אינו מורכב יותר מאלו הקיימים, והערך המוסף שלהם גבוהה בהרבה.

על ממנת שלא לשמור דיון זה ברמה התאורטית בלבד, אתייחס לשימוש בפרוטוקול POP3. זהו פרוטוקול המאפשר למשוך דואר משרת הדואר לתוכנת הדואר המקומית. כל ניהול הדואר (תיקיות, שימור דואר יוצא וכיוצא בזה) נעשה בלעדית על תחנת המשתמש. זהו הפרוטוקול החביב על ספקי אינטרנט, כי המשתמש מושך את הדואר משרת הספק, ומוריד את נטל התחזוקה והאיכסון מהספק.

לפרוטוקול זה קיים מתחרה בשם IMAP הקיים משנת 1998. בפרוטוקול זה הדואר נשמר ומנוהל על השרת, ותוכנת הדואר משמשת רק ככלי ניהול. שני הפרוטוקולים ניתנים להצפנה על ידי שימוש ב-SSL (קיים משנת 1996).

מדוע, אם כן, ממשיכים לראות שימוש נפוץ כל כך ב-POP3 ועוד בסביבות אירגוניות על ידי אנשים טכניים?

רזוננס קוגניטיבי. זה מה שעושה ספק האינטרנט, זה מה שהלקוח (המשתמש) רגיל. לא צריך להסביר או לנהל. יתר על כן – Outlook בגרסאותיו המוקדמות, לא תמך כלל ב-IMAP. תמיכה מוקדמת ב-IMAP התנגשה בתמיכה המובנית ב-Exchange. היות ו-Outlook הוא הכלי המוביל לניהול מידע אישי, מכאן שהוא הכלי הטוב ביותר, מכאן שהפרוטוקולים הנתמכים על ידו הם העדיפים.

קשה להתמודד ישירות עם רזוננס קוגניטיבי. העמדה של טיעונים לוגיים בלבד לשינוי יכולה ליצור התנגדות משני כיוונים עיקיריים:

  1. דיסוננס קוגניטיבי – הטיעונים משכנעים, אך החשש משינוי גדול מדי.
  2. איום על בעלי תפקידים – קבלת ההחלטות שלהם נראית שגויה, או שהם נראים כמי שאינם שולטים או מבינים את הטכנולוגיה.

במצב של התמודדות מול רזוננס קוגניטיבי כיועץ, מצאתי מספר דרכי להתמודד.

  • יצירת רזוננס חלופי. הצגת מערכות או שיטות כמובנות מאליהן.  ("קוד פתוח, כולם משתמשים בקוד פתוח: גוגל, יאהו, תע"א, בנק מזרחי…")
  • הצגת התחליף כמקור. (התקנת שרת Scalix או Zimbra במקום Exchange).
  • הגחכה (פרסומת ישנה של Sun אמרה "Running mission critical applications on NT Server, what do you people do for FUN?")

נשמע ילדותי? נכון, אבל אולי בלתי נמנע. לפחות כל עוד מי שתלוי המערכות מידע (אולי זה כולם?) לא ישקול את הסיכונים והסיכויים של הם פועלים.

קטגוריות
ניהול

שמרנות היא מסלול חד כיווני

שינוי בהנהלת חברה, והמנהלים החדשים רוצים Outlook כתוכנת דואר, ו-Exchange כשרת דואר. זאת לאחר שבשנים של מאמץ גמלתי את משתמשי החברה בעזרת Thunderbird ושרתי דואר מבוססי לינוקס.

התקנתי שרת Scalix וחיברתי את המשתמשים אליו באמצעות Outlook. המנהלים היו מרוצים – המשתשמים לא. יומיים לאחר ההתקנה משתמשים פונים אלי לברר האם ניתן להמשיך להשתמש בציפור האש גם מול ה"שרת של מיקרוסופט"…

מנכ"ל עייריה סיפר לי פעם על המעבר למיקור חוץ של קוראי שעוני המים. עובדי המחלקה התנגדו בחריפות לשינוי. לאחר כשנה התברר כי תהליך העבודה מול הקבלן פגום. אחת החלופות הראשונות אותן הציע מנכ"ל העירייה היה לחזור לניהול פנימי של השעונים. עובדי המחלקה שוב התנגדו בחריפות.

"שמרנות" הסביר לי המנכ"ל "היא כביש חד סטרי, חזרה לאחור גם היא שינוי, ולפיכך, דבר חדש".

קטגוריות
מערכות מידע

מה זה עיבוד תמלילים

שושנה פורבס ממצת במספר שורות את השימוש המושכל במעבד תמלילים.

הדבר נכון לגבי תכנות אחרות: גליונות אלקטרונים, מצגות, דוא"ל ומסרים מיידים. אנו נוטים ליישם את הצורה, לעיתים לפני שאנו מסיימים עם התוכן (ובמקרים חמורים במיוחד, במקום לסיים את התוכן….).