לפני זמן מה (באחד האמשים, אם תרצו), נקראתי לייעוץ להחלפות מערכת גיבוי. מנהל המערכת רצה טייפ רובוטי חדש, היות והנוכחי לא עמד בקיבולת הנחוצה, ומנהל הכספים רצה (איך לא?), פתרון זול יותר.
האתר לא היה גדול במיוחד, והקיבלת של המערכת נראתה תואמת לצרכים. סקירה מהירה הראתה כי שרת הקבצים ושרת בסיס הנתונים לא יצרו עומס גדול במיוחד על מערכת הגיבוי. הנפחים הגדולים, מסתבר, הגיעו משרת הדואר הארגוני.
גם מנהל המערכת וגם מנהל הכספים הופתעו. הם הוציאו נוהל כי על המשתמשים לתייק את הדואר לתיקיות נושאיות ולהיפטר מדואר זבל שחצה את מסנן הדואר.
הצעתי להם לחפש בכל תיקיות הדואר היוצא (Sent Items בלע"ז), כל דבר דואר העונה לקריטריונים הבאים:
- מתחיל ב-RE: RE: RE
- כולל את הביטוי "ענק!"
- כולל שניים או יותר סימני קריאה
נפח הנתונים של שרת הדואר צנח ב-60%. כמות המצגות עם חתולים חמודים עושים עמידות ידיים, הגיגים אפויים למחצה מלווים בתמונות תואמות ובדיחות קרש מהן ניתן להקים פיגומים למגדלי עזריאלי הייתה מדהימה.
לא פחות מטרידה הייתה כמות המסמכים והמצגות שהועברו בתוך הארגון בין עובדים לעיון ועריכה.
כמה לקחים:
- גם אם קיבלתם את הבדיחה או המצגת האולטימטיבית – חשבו פעמיים לפני שאתם מעבירים אותה הלאה. אם החלטת כי היא ראויה, אולי עדיף להתשתמש באחד מאתרי השיתוף, ולשלוח קישור.
- התיחסו לנמענים שלכם בכבוד. אל תלחצו Forward ומיד Send. נקו מהדואר את כל שאריות התכתובות הקודמות ופרסומות אתרי ה-WebMail. נסו לפחות להראות כאילו אכפת לכם מהנמענים.
- הפעילו מעט שיקול דעת לפני שאתם מקישים Ctrl-A על רשימת הכתובות שלכם ושולחים את הדואר לכוווולם.
- האם אני באמת צריך להזכיר לכם כי לא שולחים לכל רשימת התפוצה תחת TO:?
- אם הדואר הוא בתוך הארגון, אל תשלחו את הקובץ. שימו אותו במקום משותף ושילחו קישור.
מסר נוסף אותו אני מנסה להעביר בארגונים: Sent Items הוא מקום מיותר. שלחו עותק נסתר (BCC) לעצמכם. כך הוא יופיע בתיבת הדואר הנכנס, ואם הוא חלק מדיון, הוא גם יצטרף לשירשור. כאשר תתייקו את הדואר, גם דברי הדואר היוצא יהיו חלק מהתהליך. יתר על כן, אם אתם עדיין משתמשים בשרותי דואר כמו POP3 (הנפוץ אצל מרבית ספקי האינטרנט), הדואר היוצא יגיע אל השרת, ולא ישאר מיותם עם על הדיסק המקומי.
למרבית הצער, לא מעט תוכנות דואר מתעקשות להשתמש ב-Sent Items. במקרה זה, פשוט נקו אותו אחת לשבועיים או שלושה.
אם הדואר הוא של מקום העבודה שלכם, אל תשתמשו בו בקלות דעת. שרתי דואר ארגוניים יכולים להיות נתונים לביקורת. לא חסרים שרותי דואר בחינם או בעלות נמוכה לצרכים פרטיים.