לאחר שכתבתי על הרעה החולה של ה-Sent Items, נתקלתי במוסד ציבורי שבו למנהל המערכת הייתה שיטה פשוטה. לקראת סוף היום, ולעיתים במהלך היום, הוא היה מציץ בתורי הדואר היוצא, וכל דואר שנראה לו כי איננו קשור לתפקוד הארגון, הוא היה מוחק.
לא, המשתמשים לא היו מקבלים הודעת שגיאה או התרעה.
לפני זמן מה (באחד האמשים, אם תרצו), נקראתי לייעוץ להחלפות מערכת גיבוי. מנהל המערכת רצה טייפ רובוטי חדש, היות והנוכחי לא עמד בקיבולת הנחוצה, ומנהל הכספים רצה (איך לא?), פתרון זול יותר.
האתר לא היה גדול במיוחד, והקיבלת של המערכת נראתה תואמת לצרכים. סקירה מהירה הראתה כי שרת הקבצים ושרת בסיס הנתונים לא יצרו עומס גדול במיוחד על מערכת הגיבוי. הנפחים הגדולים, מסתבר, הגיעו משרת הדואר הארגוני.
גם מנהל המערכת וגם מנהל הכספים הופתעו. הם הוציאו נוהל כי על המשתמשים לתייק את הדואר לתיקיות נושאיות ולהיפטר מדואר זבל שחצה את מסנן הדואר.
הצעתי להם לחפש בכל תיקיות הדואר היוצא (Sent Items בלע"ז), כל דבר דואר העונה לקריטריונים הבאים:
נפח הנתונים של שרת הדואר צנח ב-60%. כמות המצגות עם חתולים חמודים עושים עמידות ידיים, הגיגים אפויים למחצה מלווים בתמונות תואמות ובדיחות קרש מהן ניתן להקים פיגומים למגדלי עזריאלי הייתה מדהימה.
לא פחות מטרידה הייתה כמות המסמכים והמצגות שהועברו בתוך הארגון בין עובדים לעיון ועריכה.
כמה לקחים:
מסר נוסף אותו אני מנסה להעביר בארגונים: Sent Items הוא מקום מיותר. שלחו עותק נסתר (BCC) לעצמכם. כך הוא יופיע בתיבת הדואר הנכנס, ואם הוא חלק מדיון, הוא גם יצטרף לשירשור. כאשר תתייקו את הדואר, גם דברי הדואר היוצא יהיו חלק מהתהליך. יתר על כן, אם אתם עדיין משתמשים בשרותי דואר כמו POP3 (הנפוץ אצל מרבית ספקי האינטרנט), הדואר היוצא יגיע אל השרת, ולא ישאר מיותם עם על הדיסק המקומי.
למרבית הצער, לא מעט תוכנות דואר מתעקשות להשתמש ב-Sent Items. במקרה זה, פשוט נקו אותו אחת לשבועיים או שלושה.
אם הדואר הוא של מקום העבודה שלכם, אל תשתמשו בו בקלות דעת. שרתי דואר ארגוניים יכולים להיות נתונים לביקורת. לא חסרים שרותי דואר בחינם או בעלות נמוכה לצרכים פרטיים.
לאחרונה שקלתי ליישם שרת Xandros אצל לקוח. זהו שרת המבוסס על הפצת דביאן לינוקס, הכולל הין השאר שיתוף קבצים למערכות Windows דרך Samba, דואר ושיתוף יומנים מבוסס Scalix (לשעבר HP OpenMail), מערכת גיבוי Bru וממשק ניהול אחיד.
כעת מתפרסם כי Xandros נכנסה לשיתוף פעולה מול Microsoft. זהו חוזה דומה לזה שנחתם מול Novell לא מזמן. שיתופי פעולה אלו מטרידים אותי.
על פניו, כאשר שני ספקים של מוצרים המשיקים זה לזה נכנסים לשיתוף פעולה, ניתן לראות יתרון ללקוח בדמות תאימות גבוהה יותר של המוצרים. מבחינת הספקים, ישנה הרחבה של שוק הלקוחות. היות ולא מדובר ברכישה, אין לכאורה שינוי מהותי בקשר בין הספק ללקוח.
אלו שמכירים אותי, יודעים כי אני נוטה יותר לפתרונות קוד פתוח, וחשדן לגבי פתרונות קניינים, בעיקר אלו מבית מיקרוסופט. נטיה זו מתחזקת עם ידיעות על טענות של הפרת זכויות יוצרים של מיקרוסופט כנגד לינוקס.
כעת אני בדילמה. האם לממש פתרון הנראה מוצלח מבחינה טכנולוגית, או להמנע ממנו משום שהוא עלול לתמוך בספק, שאני סבור כי פעולתו עלולה לפגוע בטכנולוגיה בעתיד? לא פחות חשוב מכך (בעיני) היא העובדה כי החתימה על החוזה היא יריקה של הספק לבאר ממנה הוא שותה.
מעבר לך, כיצד משתפים את הלקוח בדילמה? האם משתפים את הלקוח בדילמה? האם מתפקידו של יועץ טכנולוגי להעלות סוגיות מוסריות?
אם מיקרוסופט, אדובי או אוטודסק היו מנצלים ילדים בדרום מזרח אסיה אני מניח כי ניתן היה להעלות זאת, אך במצב של דיון בו השותף אינו מעוניין או אינו מתמצא בפרטים הטכנולוגיים, המשפטים או האתיים, ומכאן שגם קשה לו לראות ההשלכות הישירות או העקיפות של ההחלטות שלו.
במקרה הנקודתי הזה נמנעה הבעיתיות, היות ומסתבר כי Xandros לא עומדת בשתי דרישות פונקציונליות.
עידן איננו בודד בתסכולו. גם יחידים וגם ארגונים סובלים מאותה בעיה. טכנולוגיה לא תמיד עוזרת, לעיתים היא גם מפריעה.
ישנם עשרות כלים ומתודולוגיות של ניהול אפקטיבי של זמן, פעילות וארגון, חלקם טובים יותר וחלקם טובים פחות, חלקם חדשניים, וחלקם עתיקים. שלושת התובנות שלי הן:
הכרה בבעיה, או בצורך איננה חצי הדרך. היא אבן דרך. היא גם לא יכולה להיות חצי הדרך, כי הדרך היא אינסופית. ניתן להתמודד עם סוגיות בודדות, אך לא למצוא פתרון קסמים.
ישנה גם בעיה בתובנה השניה. ישנו חוק פיסיקלי לא מוכר, שכאשר מסדרים, אם זרקנו X כמות נייר מתוך Y שהיה קודם לא נישאר עם Y-X, אלא עם Y+Z. החוק תקף עם לגבי קבצים, דואר אלקטרוני אבל לא לגבי גרביים.
נתקלתי בחברה שרצתה בקרה על קיום החלטות של ישיבות. לחברה כבר היה שרת Exchange. הצעתי להם לבצע ניסיון להתשמש במערכת ה-Tasks, ולנתב מטלות דרך ה-Outlook. החברה בחרה להתקין תכנה נוספת שמטרתה היחידה היא ניהול ביצוע החלטות. לאחר מספר חודשים הייתי במשרדי החברה, והבחנתי במסמך שהופק מהמערכת.
מוסר השכל, כלים שימושים רק אם משתמשים בהם.
אני משתמש במחברות, פתקאות ומחשב כף יד. הסדר והארגון שלי (לא לצחוק בקול רם) לא נובע מהם. הוא נובע מחזרה אליהם כל תקופה, שיתוף שלהם וסילוקם.
ד"ר ווטסון מציין כי אחד הדברים שהדהימו אותו בשרלוק הולמס היה העובדה שהולמס לא היה מודע כלל ל"תאוריה הקופרניקאית". הולמס הסביר כי הוא מתעלם כל דבר שאינו מסייע לו במטלותיו כבלש מייעץ.
גם זו דרך.
מדי פעם אני נתקל או משתתף בדיון "האם לינוקס (או תוכנה חופשית בכלל) מוכן (אן מתאים) לשולחן העבודה או לסביבה הארגונית?".
בתגובה אני נוטה לשאול "האם המחשב האישי מתאים לשולחן העבודה?"
מאמר ב-CIO Insight, מעלה את השאלה ונותן פרספקטיבה של 30 שנה באמצעות המצגת הבאה:
הביטו במצגת, וחישבו. האם היא כל כך שונה מאלו שאתם רואים היום?